Незаменимые помощники: как чат-боты облегчают жизнь эйчарам и внутрикомам

День за днем мы все глубже погружаемся в онлайн-жизнь. На смену живым коммуникациям и звонкам приходят мессенджеры, а операторов и консультантов постепенно заменяют программы-роботы. С развитием технологий искусственного интеллекта все большую популярность набирают чат-боты. Они оказываются полезными в различных сферах бизнеса, и работа с персоналом – не исключение.

Автор материала:

Иоланта Саркисян основатель агентства Brand Lovers


В первую очередь чат-боты оптимизируют выполнение рутинных задач, повторяющихся изо дня в день и занимающих значительную часть рабочего времени. Какие именно процессы в HR можно автоматизировать без потерь?

Найм новых сотрудников

Современные боты могут участвовать в подборе персонала сразу на нескольких этапах. На карьерном сайте бот пообщается с возможным соискателем и расскажет подробнее о компании и условиях вакансии. При массовом подборе сотрудников бот соберет тестовые задания и проведет предварительный отбор кандидатов. А на этапе назначения личного интервью умный помощник определит вместе с соискателем удобный день и время встречи. При этом текстовый бот круглые сутки остается на связи, отвечает на вопросы соискателей, собирает данные и обрабатывает информацию.

Адаптация новичков

Сотрудник только-только пришел в компанию, еще не разобрался, кому и какие вопросы нужно задавать. Тем временем вопросы продолжают копиться. А у тех, кто выходит на удаленку, даже нет возможности пообщаться с коллегой за соседним рабочим столом. Тут-то и приходит на помощь чат-бот. Проведет первичный инструктаж, пришлет организационные документы, познакомит с полезными ссылками и ответит, где можно получить мышку, кто поможет настроить необходимые доступы и куда обратиться за бейджем для пропуска.

Бот проведет новичку первичный инструктаж, пришлет организационные документы, познакомит с полезными ссылками и ответит, кто поможет настроить необходимые доступы и куда обратиться за бейджем для пропуска.

Пример успешного кейса с использованием чат-бота можно увидеть в компании КРОК. Вероника Воронова, системный инженер КРОК, в своем посте на Хабре рассказывает, как работает их внутренний бот. На сегодня компании удалось автоматизировать более 10 офисных процессов, включая бронь переговорных, организацию командировок и вопросы в техподдержку. Все это сделано на базе мессенджера Telegram.

Кадровые вопросы

Оформление различных справок, отпусков, больничных – все это сопровождается путаницей и однотипными вопросами. Причем прилетают они в отдел кадров не только со стороны новичков, но и от опытных сотрудников. Бот поможет облегчить и автоматизировать процесс. Даст совет по созданию заявки, напомнит телефон страховой компании и еще раз повторит правила оформления командировок.

Интервью для покидающих компанию

Реальные причины ухода сотрудников из компании бывают самыми разными. Какие-то из них озвучиваются открыто, но чаще все же замалчиваются. Тем не менее честная обратная связь всегда полезна для компании. Она помогает нащупать болевые точки, скорректировать внутренние процессы и иногда предотвращает массовые увольнения. По сравнению с HR-специалистом, у чат-бота больше шансов получить искренний фидбек. С программой проще быть откровенным, нет момента неловкости и стеснения. Да и сам опрос пройдет быстрее и может быть анонимным.

Честная обратная связь помогает нащупать болевые точки, скорректировать внутренние процессы и иногда предотвращает массовые увольнения. По сравнению с HR-специалистом, у чат-бота больше шансов получить искренний фидбек.

Итак, преимущества чат-ботов для HR мы разобрали. А в чем тут плюсы для внутренних коммуникаций?

Эффективный коммуникационный канал

Бот будет отправлять рассылки с новостями, мгновенно информировать об изменениях и делиться полезной информацией. Все это происходит в мессенджере, установленном на мобильном устройстве. Хорошо настроенный бот может стать как минимум частичной, а иногда и полной заменой интранету. Особенно в тех случаях, когда сотрудники работают без доступа к компьютеру и вынуждены держать в голове большие объемы информации. Дополнительный плюс – обратная связь, которая также под рукой у каждого сотрудника.

Опросы и аналитика

Еще одно преимущество чат-ботов – возможность настроить быстрые опросы, которые действительно занимают всего пару минут. Подобным же образом можно организовать короткие контрольные вопросы, если есть потребность не только донести до сотрудников новые знания, например, о новых ценностях компании, но и закрепить эти знания в памяти.

При этом даже самые простые программы постоянно собирают все полученные ответы, обрабатывают данные и предоставляют широкое поле для аналитики. С помощью ботов можно исследовать поведение и вовлеченность, выявлять слабые места коммуникаций и другие факторы для дальнейшей оптимизации процессов.

Например, чат-бот EJ (Employee Journey, или просто ЁЖ) компании «ЭКОПСИ» помогает быстро проводить экспресс-опросы, работая четко и точечно в определенной группе сотрудников и по конкретной задаче.

ЁЖ – открытый бот, который подстраивается под любую компанию без дополнительных затрат на разработку. Гибкость бота позволяет встраивать его на любой точке «пути сотрудника» для проведения экспресс-исследования и использовать для самых разных целей. С одной стороны, ЁЖ поможет оценить эффективность работы сотрудников в условиях удаленки. Или, что сейчас актуально, поможет выявить настрой и потребности сотрудников при выходе в офис. С другой стороны, он же выяснит, хватает ли в офисе фруктов, чая и молока и довольны ли сотрудники качеством еды для перекуса. Еще один вариант применения – замер реакции на статью о ближайших планах компании в корпоративных СМИ. Опрос в мессенджере, например Telegram или Viber, занимает 5 минут, а результаты обрабатываются уже на следующий день (кстати, итоги опроса – тоже повод для коммуникации с сотрудниками, для развития темы и диалога). Такой способ помогает оперативно оценить конкретную проблему, выявить болевые точки и принять меры.

Виктория Кабакова директор проектов в практике HR-маркетинга компании «ЭКОПСИ»

Автоматизация офисных рутин

Проверить наличие переговорных и забронировать свободную? Напомнить о дне рождения коллеги? Уточнить время ближайшей открытой лекции? Или записаться на корпоративную йогу? Чат-бот будет терпеливо отвечать на любые подобные вопросы. Важно, чтобы он был действительно простым и информативным, исправно работал и вызывал положительные эмоции. Тогда сотрудники с радостью переключатся на новый режим общения и смело начнут адресовать свои вопросы боту, а не команде HR и внутрикомам.

Чат-бот будет терпеливо отвечать на любые вопросы. Важно, чтобы он был действительно простым и информативным, исправно работал и вызывал положительные эмоции.

Компания ABBYY c помощью чат-бота автоматизировала заказ пропусков для сотрудников и гостей московского офиса. По словам Алексея Силонова, руководителя отдела автоматизации внутренних проектов ABBYY, бот позволяет оформить два вида пропусков для посещения офиса компании: пропуск на пешехода и на автомобиль. Часто сотрудники забывают пропуск и вспоминают об этом в дороге. В таком случае тоже помогает бот. Достаточно написать ему об этом, и бот автоматически создаст заявку на пропуск. Создание электронного помощника на базе Microsoft Bot Framework заняло меньше месяца, теперь бот успешно работает как в Microsoft Teams, официальном мессенджере компании, так и в Telegram.

Подводя итог, оценим, как внедрение чат-ботов может повлиять на имидж бренда. С одной стороны, грамотное и оперативное общение вовне с соискателями и кандидатами, с другой – повышение эффективности коммуникаций между сотрудниками и сокращение времени на решение технических вопросов. Учитывая, что современные боты имеют способность обучаться, все автоматизированные коммуникации осуществляются в корпоративном стиле компании. При этом снижается фактор ошибки, а также уменьшается риск выгорания от выполнения изнуряющих рутинных задач. Будут ли сотрудники и кандидаты рассказывать о таком месте работы своим друзьям и родственникам? Конечно будут, еще и в социальных сетях поделятся.

Благодаря внедрению современных инструментов компании повышают узнаваемость, укрепляют свои позиции на рынке и формируют сильный бренд работодателя. А коммуникационное агентство BRAND LOVERS всегда готово в этом помочь. Только до 1 августа по промокоду INTERCOMM можно получить в агентстве скидку до 20% на услуги по укреплению HR-бренда и развитию корпоративной культуры.

Партнерский материал





Читайте по теме:

Об амбассадорах и... о любви. В гостях у «поТРЕНДим» – Елена Попова

В очередном выпуске #поТРЕНДим Лариса Рудакова и Илона Невинская говорили об амбассадорах компании. И спикером на ZOOM_Talk пригласили «лучшего амбассадора» по версии #InterComm2019, руководителя отдела корпоративных коммуникаций «Чайхоны № 1» и бренд-амбассадора холдинга «Рестарт Васильчук Бразерс» (RESTart Vasilchuk Brothers) Елену Попову.

Формирование и оценка антикризисных команд на примере «Мстителей»

Когда пандемия только начиналась, нам сложно было осознать все последствия длительного карантина и вызванного им экономического кризиса. Прогнозов от уважаемых источников было столь много, что в потоке информации легко было потеряться. Поэтому мы на время отключили новостные каналы и сосредоточились на внутренних ощущениях. Тогда и пришла идея поговорить про антикризисные команды через призму супергероев.

Почти три четверти российских сотрудников вернулись к офисной жизни

Исследование, проведенное сервисом «Работа.ру», показало, что после отмены самоизоляции 68% россиян вернулись обратно в офис и только 25% остались на удаленке. Часть сотрудников призналась, что на карантине им не хватало общения с коллегами и рабочей атмосферы. В опросе приняли участие 4500 жителей старше 18 лет из всех регионов страны.

Гибкий график руководителя повышает эффективность сотрудников

За рабочий день многие руководители желают выполнить максимум задач и расписывают день строго по минутам. Практика показывает, что на самом деле плотный график мешает лидерам оперативно решать проблемы и снижает работоспособность их команд. Эксперты проекта The Observer Effect рассказали, что нужно учитывать при составлении продуктивного расписания.

Как компании внедряют чат-ботов и почему это выгодно

Кризисные изменения в экономике могут привести к увеличению спроса на инновационные IT-решения. В агентстве Juniper Research подсчитали, что использование чат-ботов позволит к 2020 году глобально сэкономить $11 млрд в сфере здравоохранения, ретейла и финансов, высвободив 2,5 млрд часов труда сотрудников компаний.