Как не проспать это лето?

Все, кто делает мероприятия, что называется, «головой и руками», собрались на майском онлайн-митапе InterCommClub. Вопросы для обсуждения – самые насущные: наступило ли время, когда уже можно отвлечься от повестки и все-таки организовывать «очные» мероприятия? Что сегодня является главным сдерживающим фактором - последствия пандемии, урезанные бюджеты или все те события, которые произошли после 24 февраля? А может «не надо никаких мероприятий, просто сидеть тихо и ждать?» И какие риски сегодня существуют для бюджетов, как их избежать?

Вместе с модератором митапа, лидером проекта InterComm Ларисой Рудаковой, ответы на эти вопросы искали:

Светлана Тихонова руководитель функции корпоративных коммуникаций ГК РУСАГРО
 
Павел Чигрин руководитель управления по HR-бренда и внутренних коммуникаций «Перекресток» Х5 Групп»
Светлана Хлопова руководитель направления по внутренним коммуникациям «Первая портовая компания»
 
Светлана Хрущева ведущий специалист по внутренним коммуникациям инвестиционной компании «Фридом Финанс»
Елена Шурыгина СEO агентства «Redline Event», эксперт event-индустрии
 

Ответ 1: Да здравствует офлайн!

Павел Чигрин:

— Мы проводим очень много фокус-групп, собираем обратную связь и по результатам этих опросов мы видим, что у наших людей, особенно в тех локациях, где сняты ковидные ограничения, снова появляется желание встречаться очно –«давайте как-нибудь вместе оффлайн соберемся, уже отменили масочный режим, давайте что-нибудь организуем!»

Светлана Хрущева:

— Наши сотрудники тоже ждут офлайн-мероприятия, спрашивают о них. Регулярные мероприятия мы продолжаем проводить без ограничений, стараемся делать упор на поддержку людей, благотворительность, спортивные и ЗОЖ-истории. Не просто развлекаться, а со смыслом.

Светлана Тихонова:

— У коллег, которые здесь присутствуют, сотрудники в основном располагаются в больших городах, в Москве. А я представляю компанию, у которой 80 % объектов - в сельской местности. В том числе у нас очень большие активы в Белгородской области, которая находится на самой границе, вблизи тех мест, где ведется спецоперация. И там, конечно, не до мероприятий.

У нас с 2020 года есть полезный опыт, который научил адаптироваться, искать новые пути, просчитывать риски и находить возможные решения. Наши «Честные игры» объединяют людей вокруг спорта и семейных ценностей. Это серия фестивалей, которые раньше проходили в очном формате. В последний год перед пандемией было 7 фестивалей в различных городах и более 6500 участников. А в 2020 году мы вынуждены были перейти в онлайн, делали 3 трека на три недели - образовательный, спортивный и творческий. В прошлом году был уже гибридный формат: помимо онлайна, в котором принимали участие более 10.000 сотрудников и их семьи, у нас было роадшоу по 20 нашим локациям - большая трак со спортивными активностями и музыкой приехал к нашим людям. В этом году планируем повторить аналогичный формат, но масштабнее.

Елена Шурыгина:

— Понятно, что у сотрудников многих компаний есть огромное желание переключиться, сходить на офлайн–мероприятия, общаться, не думать о каких-то тревожных событиях. Вчера на нашем клиентском мероприятии, например, присутствовало около 50 компаний, и фактически каждый второй говорил о том, что внутри команды есть тревожное состояние, с которым необходимо работать. Никто еще не придумал лучшего инструмента, чем event для внутренних коммуникаций.

Сегодня обязательно нужно учитывать общее напряженное состояние людей. И в каждое мероприятие включать механики, смыслы, активности, которые направлены на вдохновение команд, разрядку, антистресс и мотивацию сотрудников – пусть это будет даже обычная конференция!

Светлана Тихонова:

— Есть точка, которая может объединять. Делать что-то хорошее для других людей, для своего города или района, для своего края. Это то, что их может сплачивать самых разных людей, помогать находить общий язык. Для людей важно, на мой взгляд, чтобы был акцент на благотворительности. Не веселье ради веселья, а формирование единой команды для бизнеса и реальная помощь нуждающимся.

Как не проспать это лето?

Ответ 2: Фуршет с бюджетом в НОЛЬ рублей

Павел Чигрин:

— Мы сейчас все в ситуации кризиса, бюджеты режутся, и компаниям все чаще приходится организовывать мероприятия, что называется, с бюджетом НОЛЬ рублей. И при этом ключевые задачи внутрикомов никто не отменял. Здесь я точно не буду оригинален: нужно продолжать верить в наших сотрудников, в их огромный потенциал.

Думаю, что одним из ключевых трендов 2022 года будет необходимость фокусировать сотрудников на что-то настоящее, полезное, на то, что они могут сделать сами, своими руками, в том числе, чтобы снижать их внутреннюю тревожность. У нас на «прицеле» добрые дела, которые мы можем сделать силами своих сотрудников.

На одном из мозговых штурмов кто-то из нашей команды вспомнил, что одно время было модно вести соцсети от лица некого вымышленного персонажа, игрушки. Мы когда-то к своему 25-летию отшили игрушку Перек - нашего нового на тот момент Маскота. И тут пазл сошелся! В итоге мы отправили нашего Перека в путешествие по нашим супермаркетам и РЦ. Ключевой задачей было через наших крутых людей в магазинах, в регионах нашего присутствия показать огромную компанию, показать, что несмотря на территориальную распределенность - мы часть одного большого коллектива, который мыслит одними и теми же ценностями. Плюс у нас давно в фокусе внимания волонтерство, добрые дела, которые можно сделать силами сотрудников, и мы решили, что это должно стать важным наполнением. Поэтому в каждой локации, в которую приезжал Перек, наши коллеги делали какое-то хорошее, социально полезное дело. Перек еще в Путешествии, он уже объехал Север, Поволжье, Урал, мчит на всех парусах на Юг) А финальной точкой станет возвращение в наш московский офис в Калитниках 5 июня - в День Рождения Перекрёстка, который мы отметим общим семейным праздником. Кстати, с опять же с практически нулевым бюджетом. По наполнению нам помогают наши партнеры и поставщики, кто продукцией, кто мерчем, кто мастер-классами и зонами активностей. Также мы проведем благотворительный аукцион нашей ярмарки ПЕРЕКрекрасных мастеров - это внутренняя активность, где наши талантливые коллеги, могут выставлять во внутреннем магазине Перчатки какие-то поделки, картины, изделия, которые они делают собственными руками, и зарабатывать за них «клеверы» - нашу внутреннюю валюту. Хедлайнерами мероприятия тоже будут наши сотрудники, и это будут выступления вживую - надеемся, что один из наших исполнителей споет песню с вместе с Переком, это будет крутой финал.

Как не проспать это лето?

Что касается формата трансляции, то сотрудники сами все это снимают на телефоны, мы это уже у себя сами монтируем, тоже, кстати, на телефоне, и где-то 2-3 раза в неделю запускаем посты о путешествии на все 42.000 человек, которые работают в сети через наше внутреннее приложение «Перчатка». За 10 серий у нас порядка 150.000 просмотров в нашей сети.

За это время ребята уже сделали много хороших и добрых дел: посещали детские реабилитационные центры, приюты для животных, высаживали деревья, проводили эко-викторины, учились как правильно сортировать мусор, убирали набережную, проводили субботники и т.д. Это такие истории, которые можно делать за НОЛЬ рублей, но они являются не только социально полезными делами, но и мощным командообразованием для локального коллектива.

Светлана Хрущева:

— В нашей компании здоровый образ жизни - одна из корпоративных ценностей. Мы стараемся сегодня жить в том же ритме, что и прежде. Сохраняем все наши мероприятия. Традиционно наша команда бежит на Гонке Героев, например.

Также многое делается силами сотрудников. Например, у нас есть востребованный проект «Кто умеет, тот учит». Коллеги делятся экспертизой, проводят вебинары. Для детей сотрудников и их друзей мы ежегодно проводим игровой тренинг по повышению финансовой грамотности «Юный инвестор». Он проходит в России с трансляцией для зарубежных представительств холдинга, например, в Казахстане и других странах СНГ, на Кипре. Наши коллеги рассказывают ребятам про азы инвестирования, учат правильному обращению с деньгами и разным тонкостям финансовых операций. Здесь все получается своими силами!

Светлана Хлопова:

— Коллеги упоминали о безопасных темах корпоративных мероприятий - семья, спорт, – это хорошо, но я добавлю еще одну – интеллект. Поделюсь недавней успешной практикой в нашей компании. В московском офисе Группы ППК мы провели брейн-ринг в очном формате с трансляцией на YouTube. Две команды знатоков – наша и приглашенные коллеги из дружественной компании транспортно-логистической отрасли, вопросы к игре непосредственно от сотрудников организаций, - все это позволило сделать вовлекающие и интересное мероприятие. Для нас затраты на мероприятие составили НОЛЬ рублей (даже с фуршетом), но отмечу финансовое участие в проекте нашими соперниками – приглашенной компании. Благодарю премного! Именно во времена неопределенности, оптимизации бюджетов, важно сплотиться и поддержать друг друга.

Сейчас мы готовим уже общегрупповые интеллектуальные игры среди предприятий нашей Группы – в июне едем в Санкт-Петербург. Коллеги уже очень ждут - начали формировать команды и готовить вопросы. Вновь наш бюджет весьма скромен (а скорее его нет), но именно в таких командообразующих мероприятиях, есть очень ценное качество – объединение.

Однажды, когда я увидела, что у меня «баранка» в бюджете, то подумала: что же я могу сделать хорошего? И написала в один из чатов внутрикомов: «Коллеги, давайте объединяться, давайте делиться опытом, площадками…». Получилось: с одной компанией сыграли в волейбол, у нас прошла прекрасная дружеская встреча и в дальнейшем планируем совместные проекты. Поэтому коллеги, уважаемые участники, коммуникаторы, я всех призываю - давайте дружить.

Павел Чигрин:

— Да, подтверждаю, даже фуршет можно сделать без бюджета. Главное желание. Например, если нужно провести какое-то локально–офисное мероприятие, то можно дать каждому сотруднику домашнее задание, чтобы он приготовил свое любимое или оригинальное блюдо и принес его с собой. Получается очень интересная и эмоциональная история, а итогу все активно обмениваются своими крутыми рецептами. Либо проводим «конкурс на лучшее что-то»: на лучший пирог, торт или другое блюдо. И так можно собрать целый накрытый стол, огромное количество еды!

Светлана Хлопова:

— Расскажу про наше недавнее апрельское мероприятие для узкого круга менеджеров. В целом, бюджет был скромный. Вопрос с фуршетом мы решили по-командному - участники самостоятельно резали салаты, разводили огонь, шинковали морковку, готовили плов и так далее.

Мы видим, что люди уже действительно заждались: хотят общаться, сами генерят идеи. Главное - находить таких людей, и они обязательно придумают что-то новое, а еще и станут вашими амбассадорами.

Что еще можно сказать про мероприятия без бюджета? Есть всегда небольшие личные денежные средства, которые сотрудник готов потратить на мероприятие, и это никак не повлияет на его финансовый статус. Поэтому мы сейчас запустили формат пеших экскурсий по нашим прекрасным городам в сопровождении гида. У нас пока нет на это бюджета, но сотрудники сами готовы заплатить по 200 рублей за экскурсию, это же удовольствие! Пообедать иногда стоит дороже …

Елена Шурыгина:

— Отличные инициативы у всех коллег! Главное не останавливаться и идти вперед. У нас есть очень хороший опыт сотрудничества с одной крупной IT-компанией, там работает 2.000 человек. Они создали внутрикорпоративный кластер, в котором есть подразделения на определенные блоки. Есть блок интеллекта, есть блок путешествия, есть блок спорта и т. д. Самый масштабный – это блок путешествия. Как раз лидер этого блока предложил в прошлом году на майские праздники сделать мероприятие для сотрудников - за собственный счет. Мы организовали для них два разных тура: в Северную Осетию и в Абхазию. В каждом туре участвовало 30 человек. Это очень интересный опыт, можно брать его на заметку.

Как не проспать это лето?

Ответ 3: Где поставить запятую

Елена Шурыгина:

— Конечно, на традиционные мероприятия бюджеты выделяются, особенно в крупных компаниях. И есть реальные риски, которые нужно минимизировать в нынешних условиях.

Продолжает существовать риск возврата пандемии и запрета на массовые мероприятия в различных регионах. В каком-то регионе у нас массовым считается мероприятие на 50 человек, а в московском регионе – это 500 человек. Поэтому очень сложно делать межрегиональные мероприятия.

Остро стоит вопрос блокировки бюджетов. Мы планируем мероприятие, занимаемся его подготовкой, и в какой-то момент узнаем, что все траты компании заблокированы на 1-2 месяца.

Есть и географические риски. Если территория граничит с недружественными странами или неспокойными регионами. Например, все хотят поехать и сделать мероприятия в Калининграде. Но если вы посмотрите полетную карту в этот город и увидите путь облета… Сейчас в длительной перспективе мы опасаемся планировать мероприятия в Калининграде, так как очень высок риск отмены авиасообщения. Но мы нашли другой регион, в который рекомендуем ехать и проводить активности, и он более логистически доступен - это Казань. Мы в Казань можем добраться и самолетом. Плюс Казань инфраструктурно подготовлена для принятия больших корпоративный групп, деловых совещаний в том числе.

Какой лайфхак я хочу дать: важно актуализировать все документы, которые описывают взаимоотношения сторон по проведению мероприятий. В документе должны быть прописаны все форс-мажорные обстоятельства, в том числе, как действовать, если наступает запрет на проведение массовых мероприятий. Мы с юристами сейчас прорабатываем дополнительные пункты в договорах - и с клиентами, и с подрядными организациями, и с третьими лицами. Также все более актуальным становится вопрос подписания NDA-соглашений с агентствами и третьими лицами в части не освещения проводимых событий.

Светлана Тихонова:

— Дополню лайфхак Елены. Убедитесь в том, что те ответственные люди, которые подписывают внутри компании эти документы - генеральный директор, HR–директор, другой руководитель - понимают риски. Что, если вы сейчас оплачиваете площадку, а потом отказываетесь от нее, эти деньги пропадут. Составьте «карту рисков», уделите этому время, объясните руководству точку невозврата. Чтобы все четко понимали обязательства.

Светлана Хлопова:

— Я, наверное, еще раз скажу, что нужно работать с целевыми аудиториями, постоянно получать от них обратную связь. Конечно же, через таких «агентов влияния», через «лидеров общественного мнения» нужно поддерживать связь с производственным коллективом.

Павел Чигрин:

— Повторюсь: все ограничения в голове. Мероприятия можно и нужно делать. Есть возможность - с бюджетом, нет возможности - без оного. Сейчас у нас с вами новый виток интересных вызовов. А вообще, иногда даже не нужно изобретать велосипед, а вспомнить лучшие практики из прошлого, например, из нашего мега креативного и активного 2020 года. Возможно, немного совсем подрихтовать, адаптировать к новым целям и создать что-то «хорошо забытое старое» новое :)

Светлана Хрущева:

— Хотелось бы добавить: не надо бояться генерировать новые идеи. У нас удачно «выстреливают» предложения сотрудников. Искать самородки нужно в своей же компании. Потому что так появляются очень хорошие идеи и потом превращаются в полноценные проекты. Я думаю, что в любой компании много людей, которые могут предложить что-то интересное — главное найти их и спросить.

Елена Шурыгина:

— Помните, детскую сказку «Двенадцать месяцев», где принцесса размышляет, где поставить запятую в указе? Я предлагаю поставить запятую в предложении «Отменить нельзя, проводить!» Что бы ни происходило в стране, в мире, компании в любом случае должны разговаривать с сотрудниками, поддерживать их, проявлять заботу. Лучшего инструмента, чем ивенты, до сих пор не придумали. Поэтому всем удачи и море креатива!

* * *

Вот такими интересными кейсами поделились наши коллеги на онлайн-митапе. Спасибо всем, кто смог к нам присоединиться! Уверены, что вы взяли на заметку многие лайфхаки от спикеров и реализуете их в своём коллективе.

Для тех, кто предпочитает получать информацию офлайн и из первых рук: 2 июня состоится следующая очная встреча InterComm Club. С темой мы уже определились: «Будущее корпоративных соцсетей: наперегонки с VK». Так что приходите послушать – и, конечно, поделиться своими кейсами!

Регистрация





Читайте по теме:

Новости недели

Собрали для вас интересные материалы этой недели в новом дайджесте!

Оргкомитет ADCR Awards 2022 объявляет имена председателей жюри конкурса

16 июня резиденты Российского клуба-арт директоров завершили голосование за председателей двух блоков категорий Advertising и Design.

Новости недели

Собрали для вас интересные кейсы и материалы с оффлайн-встречи InterComm Club в новом дайджесте!

СИБУР: КЛИК в новую реальность

Продолжаем делиться с вами конспектами выступлений спикеров оффлайн-встречи InterComm Club, прошедшей  2 июня. Первый конспект — выступления Маргариты Соцкой о каналах внутренних коммуникаций РЖД — вы можете найти по ссылке. Сегодня рассказываем про корпоративную соцсеть компании СИБУР «КЛИК»! 

«Перекрёсток» провел марафон добрых дел во всех регионах присутствия

Москва, 8 июня 2022 г. – С апреля по июнь по всей России проходило масштабное «Путешествие Перека» – марафон добрых дел. Корпоративный талисман Перек посетил более 20 городов, в которых сотрудники компании проводили различные волонтёрские и благотворительные акции, реализовывали интересные экоинициативы. Финальной точкой путешествия стал праздник в честь 27 годовщины со дня открытия первого «Перекрёстка».