Заявка №4054

NX Heroes Awards — пример креативного решения в области внутренних коммуникаций, выполненный в условиях внешней кризисной ситуации в рекордно сжатые сроки с минимальными финансовыми затратами. 

Благодаря разработанной креативной концепции и безупречной технической реализации нам удалось не только достичь поставленных задач, но и превысить ожидания целевой аудитории, задав качественно новый уровень мероприятий, проводимых в компании в международном масштабе.

Ежегодно в марте Nexign проводит награждение сотрудников, которые стали лучшими по результатам прошедшего года. Традиционно компания готовит большое очное мероприятие, на которое приглашаются лучшие сотрудники из всех регионов присутствия компании. 

Награждению предшествует отбор лучших сотрудников, который состоит из четырех этапов: 

Первый этап: сотрудники номинируют коллег или команды, которые, по их мнению, достойны награды. 

Второй этап: на корпоративном портале проводится общее голосование. В каждой из 30-ти номинаций сотрудники могут отдать свой голос в трех категориях: золото, серебро, бронза. 

Третий этап: формируется шорт-лист кандидатов по каждой номинации (топ-5 по числу голосов сотрудников). 

Четвертый этап: топ-менеджеры компании и независимые эксперты среди сотрудников проводят открытое голосование за выбор победителей. Результаты сохраняются в строгой тайне до момента оглашения результатов. 

В этом году мы столкнулись с форс-мажором. Из-за пандемии, вызванной COVID-19, все мероприятия в очном формате были отменены, и, планируемое в конце марта мероприятие, не состоялось. В конце мая перед нами встал выбор: отложить мероприятие на неизвестный срок до момента окончания режима изоляции и наградить сотрудников очно, но с большим опозданием, либо провести мероприятие онлайн, но сделать это очень круто. 

У второго пути был ряд сложностей, а именно: 

●       География Nexign насчитывает 7 офисов в России: от Санкт-Петербурга до Владивостока, и 3 международных офиса: в Турции, ОАЭ, и Доминиканской Республике — и некоторые победители находились в удаленных точках мира с большой разницей во времени. 

●       Очные мероприятия традиционно гораздо более масштабные и зрелищные: эффект «живого присутствия» мало с чем сравнится. 

●       Действовать необходимо было быстро, при этом, соблюдая все меры безопасности. 

●       За 28-летнюю историю Nexign ещё никто не делал корпоративные онлайн-мероприятия такого масштаба: брать за образец было нечего. 

●       Бюджет на реализацию мероприятия в онлайне мог составить не более 500 000 рублей.

В нестабильной внешней обстановке никто не знал, когда закончится карантин. Взвесив все «за» и «против», мы решили провести мероприятие онлайн. На то, чтобы полностью изменить формат мероприятия, разработать сценарий, повести всю необходимую подготовку и провести церемонию награждения, у нас был ровно месяц.

Цель проекта — наградить лучших сотрудников компании по итогам 2019 года, создать запоминающееся для всех Nexignner’ов шоу и поднять моральный настрой коллег в период самоизоляции. 

Чтобы достигнуть поставленной цели, мы поставили следующие задачи:

●       Разработать увлекательный сценарий шоу в онлайн-формате, которое было бы интересно смотреть не только номинантам, но и всем сотрудникам компании.

●       Организовать доставку наград сотрудникам в 30 точек в прямом эфире, а также провести прямые видео включения из этих точек в момент вручения, до последнего сохранив в тайне список победителей.

●       Создать в компании новую практику проведения онлайн-мероприятий, не уступающих по своей интерактивности и зрелищности мероприятиям в офлайн, так как после снятия ограничений компания переходит на частично-удаленный формат работы на постоянной основе.

Мы разработали креативную концепцию, ключевая идея которой заключалась в создании не просто награждения в онлайн-формате, а интерактивного видео-шоу с прямой трансляцией из центрального офиса компании в Санкт-Петербурге. Задача — удерживать внимание аудитории в течение 3,5 часов.

В компании активно идет процесс внедрения ценностей, и для нас было важно связать с ними достижения сотрудников. Поэтому все номинации были объединены в блоки из четырех ценностей: #OneTeamOneDNA, #DriveChange, #ThinckCustomer и #OwnResult. К награждению по каждой из них была продумана своя уникальная особенность, отражающее суть ценности и призванная разнообразить мероприятие. 

●       В поддержку концепции по каждой из ценностей мы подготовили несколько видеороликов: графический ролик про клиентов компании, видеопредставление приглашенного гонщика ралли, видеоролик «Устами Джуна» с детьми сотрудников Nexign, где они отвечали на вопросы из сферы IT, а также ролик с финальной сессии выбора лучших сотрудников, призванный обратить внимание сотрудников на прозрачность системы отбора. 

●       Для награждения сотрудников в двух специальных номинациях от генерального директора мы разработали две игры. 

○       Для индивидуальной номинации мы заранее провели опрос среди сотрудников и спросили их о качествах, присущих лучшим сотрудникам, а генеральному директору предстояло их угадать в прямом эфире. 

○       Для командной номинации: генеральному директору и двум его помощникам из топ-менеджеров за 60 секунд необходимо было ответить на большее число вопросов из индустрии развлечений, а второй команде (двое ведущих) мы задавали вопросы из сферы IT. 

●       В перерывах между награждениями была рубрика «Мужской разговор», в рамках которой ведущий брал остросюжетные интервью у трех топ-менеджеров компании, а внимательные зрители могли услышать ответы на вопросы онлайн-викторины с возможностью выиграть главный приз — Apple Watch, а также несколько поощрительных призов с логотипом компании. 

Вовлечение клиентов, партнеров и сотрудников в реализацию мероприятия

●      Чтобы сделать награждение уникальным и значимым, мы пригласили гостей шоу. В ценности #ThinkCustomer (про взаимодействие с клиентами) победителей поздравляли топ-менеджеры компаний наших клиентов; #OwnResult (про достижение результата) — номинации представил мастер спорта международного класса и Чемпион Европы по классическому ралли Алексей Лукьянюк; награды в ценности #DriveChange (про стремление к новому и важность обучения) вручали лучшие студенты закрытых классов нашего образовательного проекта, а #OneTeamOneDNA (командную ценность) представила сплоченная работа команды топ-менеджеров Nexign. 

●      Был проведен тендер и выбраны поставщики, способные реализовать видеотрансляцию в прямом эфире. При этом ни один партнер в России не делал таких мероприятий, когда необходимо было подключить сразу 30 человек из разных точек без предварительной съемки и профессионального оборудования. 

●      Для доставки наград лучшим сотрудникам мы узнали их точные адреса, не раскрывая секрета победы, а в качестве курьеров статуэток и одновременно видеооператоров выступили инициативные сотрудники из разных филиалов Nexign. Выехав на адрес утром и узнав имя победителя, «курьеры» связывались с ним за 15 минут до объявления его номинации и в прямом эфире снимали его слова благодарности со своего смартфона, а мы выводили их в эфир. 

Коммуникационная поддержка мероприятия

●      Была развернута рекламная кампания мероприятия на всех внутренних площадках компании: корпоративный портал, рассылки, социальные сети и мессенджеры. Цель — привлечь к просмотру награждения максимальное количество сотрудников.

●      Был создан специальный лендинг на сайте nexign.com для трансляции мероприятия. 

●      Во время мероприятия проводилась прямая текстовая трансляция в корпоративном Telegram-канале Nexign. Так сотрудники, которые не смогли подключиться из-за срочных рабочих задач, могли быть в курсе происходящего. 

Сроки реализации

27 мая — 26 июня 2020 года

 Первое в индустрии мероприятие такого масштаба было снято в 6 локациях, с 7 камерами, с 30 прямыми включениями по всему миру.

●      3,5 часовой прямой эфир смотрели 1500 сотрудников в пике и 1300 на протяжении всего мероприятия, что составляет 85% от общего числа сотрудников компании и что на 20% выше пикового показателя онлайн-мероприятий Nexign. 

●      По результатам проведенного опроса 98% сотрудников отозвались о мероприятии положительно, отмечая высокий уровень организации, увлекательную контентную составляющую и сложную техническую реализацию. 

●      Запись мероприятия на лендинге за первую неделю после трансляции посмотрели более 10000 раз. При общей численности в 1800 сотрудников это означает, что коллеги делились ссылкой на запись с мероприятия со своими близкими и/или пересматривали видео. 

●      География подключившихся — все города присутствия Nexign в России и мире, с разницей во времени до 7 часов.

Была создана экспертиза проведения подобных мероприятий в компании, и она будет применяться в дальнейшем — в следующем году NX Heroes Awards 2020 также пройдет онлайн вне зависимости от внешних факторов. 

Новый формат сократит расходы компании на аренду площадки, командировки участников, фуршет и другие расходы, традиционно сопровождавшие офлайн-мероприятия.