Заявка №3716

Реализованный проект сложно назвать просто проектом – это комплекс решений и активностей, которые реализовывались и развивались на протяжении 4 месяцев. Его уникальность заключается в охвате аудитории, многозадачности, вовлеченности и оперативности бизнес, HR, IT команд в решении возникающих кейсов, объему используемых инструментов. Под каждую целевую аудиторию из 270 000 человек + внешнее сообщество Х5 был выбран свой инструмент взаимодействия из 2-х треков проекта «Коммуникационная кампания COVID-19» и «Удалённая работа».

Прилагаем презентацию, где детально проиллюстрированы все инструменты и активности под них.

В марте 2020 года пандемия коронавирусной инфекции изменила условия работы всех сотрудников Х5 Retail Group – более 10 000 сотрудников начали одновременно работать удаленно, более 290 000 сотрудников остались работать в магазинах. 

Задача проекта  - помочь обеим целевым аудиториям - тем, кто остался работать в прежних местах, и тем, кто вышел на удаленную работу, быстрее адаптироваться к новым условиям и продолжать быть эффективными в них. Система внутренних коммуникаций в таких условиях была максимально сфокусирована на этом – сообщения стали еженедельными, в некоторых случаях ежедневными и круглосуточными, во многом с личным участием топ-менеджемента, информация доступнее, обратная связь – постоянная и двухсторонняя. В реализации проекта участвовали все каналы коммуникаций – от банальных плакатов в офисах до стикерпаков в телеграмме.

Ключевые идеи проекта ― оставаться на связи, быть в онлайне, быть доступными, гибкими и открытыми. Такие идеи лежали на поверхности и только они могли обеспечить успех и достижение целей проекта. Именно из этих идей выросли разнообразие форматов и способов взаимодействия с аудиториями. 

Первоочередным для компании была задача сохранить здоровье и спокойствие сотрудников – а значит нужно было корректно информировать их о COVID-19, для чего мы разработали сайт http://www.zdorov.x5.ru/ (попасть на который могли не только сотрудники компании, но и просто любой желающий ), pos, видео и онлайн-материалы, среди которых были еженедельные рассылки от ТОП-менеджмента, специальные разделы на корпоративных порталах, онлайн-трансляции мероприятий и другое.

После выходов сотрудников на удаленную работу мы начали информироть их о ключевых рабочих процессах в компании: как эффективно организовать свою работу, как и с кем связываться по ключевым вопросам, как работать с документами и прочее.

Ключевой стала тема – как сохранить взаимодействие между сотрудниками и «чувство локтя». Для этого мы перевели все мероприятия в онлайн-формат, ввели новые типы ежедневных мероприятий «Кофе-брейк с коллегами» и регулярных ежемесячных событий, таких как «Квиз, плиз».

Третьим вопросом, вставшим в повестку, стала забота о физической форме и семьях сотрудников. Мы запустили ежедневную утреннюю зарядку в корпоративном Instagram-канале, йогу по вечерам, а также придумали досуг для детей, дав им возможность развивать digital-компетенции.

Четвертая тема для коммуникаций, завершающая, коснулась выходов сотрудников в офисы, постоянная оценка их готовности к этому за счет опросов, еженедельная коммуникация от HRD об обстановке в офисах и решениях Правления, подготовка всего офисного пространства к возвращению коллег.

Охват аудитории проекта> 300 000 человек, вовлеченность в каждый из блоков проекта измерялась и отражена в презентации к проекту. 

Перевод более 10 000 сотрудников на удаленный формат работы за 10 рабочих дней

Поддержка деятельности сотрудников офисов и розницы в период возросшей нагрузки  - был ажиотажный спрос, люди работали сутками, рисковали здоровьем, пока все сидели по домам, но общая цель – предоставить людям доступ к продуктам питания и осознание важности нашей социальной миссии объединили и сплотили, и помогли удержать эффективность работы.

Главное -   мы научились мгновенно принимать решения и быстро решать проблемы.

Мы научились использовать agile для коротких итераций, и не планировать на месяцы вперед.

На первый план вышли люди. Больше обратной связи, больше вопросов, больше решений вместе.

Мы сделали упор на более частое и честное общение с сотрудниками. Например, когда масок не было в наличии, мы открыто говорили об этом.