Книга Натальи Боровиковой, посвященная эффективной модерации и фасилитации рабочих встреч помогает овладеть современными методами проведения бизнес-модераций, которые помогут вывести компанию на новый уровень.

Можно сказать, что все мы находимся в постоянной неизвестности и нестабильности — мы живем в VUCA-мире (от англ. volatility, uncertainty, complexity, ambiguity — нестабильность, неопределенность, сложность и неоднозначность), где полагаться на единолично принятые решения больше нельзя. Необходимо услышать различные точки зрения для выявления лучшего направления дальнейшего пути. Однако противоречия во мнениях участников могут встать на пути сессионной группы к принятию оптимального и эффективного решения.

Современному руководителю необходимо обладать основными методами модерации и владеть базовым набором инструментов, которые позволят более эффективно проводить разнообразные совещания.

В работе каждого совещания существует три этапа:

1. Организация и подготовка совещания

• При подготовке совещания важно четко сформулировать тему и цель совещания, обсуждаемые вопросы, саму процедуру проведения совещания и результат, который будет считаться успешным. Всю информацию необходимо предварительно передать участникам в структурированном виде.
• Тематика совещания формирует круг потенциальных участников: чем уже фокус цели, тем меньше участников нужно для совещания. Фиксируя список участников в повестке, руководитель формирует для себя базу лиц, которых можно пригласить на дальнейшие обсуждения по схожим вопросам.
• Когда совещание нацелено на решение проблемы или принятие решения, участники должны предварительно подготовиться к подобному обсуждению. Проанализировать проблему, ее причины, разработать возможные варианты решения, а также провести оценку выявленных стратегий. Именно подготовленные и информированные сотрудники помогут эффективно найти ответы на поставленные вопросы.
• Чтобы совещание привело к желаемым результатам, за несколько дней до назначенного собрания организатор проверяет готовность участников. Если времени на поиск решений оказалось недостаточно, совещание лучше перенести.
• Получив готовые наработки к совещанию от участников, организатор объединяет все материалы в единой папке и в облачном хранилище, чтобы каждый участник ознакомился с предложенными решениями коллег. Это сэкономит время на самом совещании и смогут сразу перейти к выявлению оптимальных решений.

2. Проведение совещания

• В начале совещания ведущий озвучивает тему и предполагаемые результаты обсуждения, а также представляет выступающих. Ведущий использует как минимум базовые приемы моделирования, описанные в книге, чтобы фокусировать и вести участников к цели.
• Во время совещания ведется протокол, документирующий все обсуждения и принятые по их результатам решения. Обязательно отмечаются вопросы и задачи перенесенные на будущее. Протокол подписывается руководителем и рассылается всем участникам совещания.

3. Фиксация результатов совещания

• Протоколирование — трудоемкий процесс, поэтому не для каждого совещания это необходимо. Если обсуждение происходит на высоком уровне, то протокол понадобится. Однако для остальных совещаний будет достаточно мемо с резолюцией «цифрового следа».
• Ставя задачи по результатам совещания, важно обращать внимание на четкость формулировок и установления точек промежуточного контроля выполнения. Если информации получилось слишком много, то ее стоит структурировать по группам: «Обсуждать» и «Действовать».

Для обсуждения и решения каждой проблемы найдется оптимальный формат совещания или встречи, а способы модерации помогут превратить утомляющий разговор в продуктивный процесс принятия решений, приводящих к намеченным целям.

Книга вышла в издательстве Альпина PRO. 

Автор обзора: