Кому из нас не приходила в голову мысль «Вот бы мне 2 пары рук, тогда я бы точно все успел»? Споры о том, возможен ли аутсорсинг внутренних коммуникаций ведутся давно, но реальность такова, что количество проектов год от года растёт и требует разноплановой экспертизы. Как быть — растить сотрудников внутри, постоянно нанимать новых или же обратиться к агентству? Мы — за последний вариант.

В этой статье мы развеем мифы о том, что аутсорсинг — это отговорка ленивых, расскажем, для каких задач он может быть полезен, а также, где искать и как выбрать исполнителя.

4 мифа об аутсорсинге

Никто не знает наших сотрудников, лучше нас самих

Эту фразу мы слышим чаще всего, здесь так и сквозит ревностное отношение к своей работе и страх, что кто-то может сделать её лучше. Но фрилансер или агентство — это совсем не соперник, а скорее, наоборот — ваш помощник, который либо берёт на себя рутину, либо специализируется на узком профиле и решает точечные задачи (например, занимается внедрением чат-бота). В этой ситуации вы оба заинтересованы в положительном результате, и ваша задача обеспечить аутсорсера всей необходимой информацией. Кстати, зачастую в агентстве работают те, кто долгое время работал в корпорациях, и кто пришёл в агентство за расширением кругозора и разнообразным опытом.

Дольше объяснять, чем делать

Возможно, на первых порах, когда вы только фиксируете объём работ, заключаете договор и вводите аутсорсера в курс дела, это может занять некоторое время. И если бы вы делали всё сами, этого этапа просто не было бы. Но смогли бы вы охватить другие задачи, оставить время на стратегические проекты или просто уйти с работы вовремя? Возможно, подробно заполненный бриф и несколько установочных встреч стоят того, чтобы вы смогли эффективно распределить свою загрузку и соблюсти намеченные дедлайны.

Качество в сфере коммуникаций сложно оценить, а эффективность невозможно измерить

Для любого проекта (да-да, для любого!) можно обозначить целевые показатели, особенно сейчас, когда существует великое множество инструментов для аналитики. Приведу несколько примеров:

• Качество написанного текста не должно определяться количеством знаков, богатством речи и используемых речевых приёмов. Для объективной оценки можно использовать инструменты почтовой аналитики. Они позволяют понять, сколько было просмотров, переходов по ссылкам и дочитываний. Также в текст можно интегрировать короткий опрос с просьбой оценить «полезность». Если речь идёт о социальных сетях — в помощь нам просмотры, лайки и комментарии.
• Оценка спецпроекта по внедрению ценностей также возможна, можно провести её несколькими путями:
  
  — Более сложный: провести замеры через изменение типов корпоративной культуры. Для этого понадобится провести диагностику и выделить доминантные типы (опрос, фокус-группы, интервью и пр.). Затем, когда будут проведены коммуникационные действия и активности, провести замеры ещё раз и посмотреть, как изменилась ситуация, и через общие результаты и сделать вывод о применении корпоративных ценностей среди сотрудников.
  
  — Более простой: на старте провести пульс-опрос и задать несколько вопросов: знаете ли вы ценности, разделяете ли их и применяете ли в работе. После коммуникаций и активностей через некоторое время повторить опрос и посмотреть в динамике.

Для любого проекта можно обозначить целевые показатели

За те деньги, которые мы платим, можно нанять ещё одного человека

Конечно, объём услуг и их стоимость может быть совершенно разной, но всё это никак не сопоставимо с затратами на поиск и привлечение кандидата, его адаптацию и обучение, зарплату и социальный пакет. Кроме того, подключая агентство на аутсорс, вы получаете широкую экспертизу, ведь клиента ведёт сразу несколько специалистов.

Для каких задач нужен аутсорсинг внутренних коммуникаций

Конечно, аутсорсинг не может заменить ин-хаус сотрудника на 100% (иначе зачем он в штате?), но может взять на себя такие задачи:

• Аудит. Внешний эксперт сможет провести аудит каналов коммуникаций, исследования в формате опросов, фокус-групп и интервью. Зачастую эта задача решается эффективнее именно при привлечении подрядчика. Выступая в роли независимого консультанта, аутсорсер может непредвзято оценить используемые инструменты и каналы, а сотрудники могут более открыто высказать ему свое мнение, не боясь, что это повлияет на отношения с коллегами.
• Мероприятия. В нынешних реалиях речь идёт не только о классическом подходе ивент-агентств с защитой концепции и составлением сметы. Сейчас мероприятиям требуется сильная техническая поддержка: от создания лендинга для регистрации до предоставления серверов, способных выдержать нагрузку до нескольких тысяч человек. Также для многих мероприятий остаётся актуальным корпоративный мерч. Компании отправляют подарочные наборы сотрудникам, чтобы они могли почувствовать заботу даже на расстоянии.

Объём услуг и их стоимость может быть совершенно разной, но всё это никак не сопоставимо с затратами на поиск и привлечение кандидата, его адаптацию и обучение, зарплату и социальный пакет

• Визуализация. Один из самых частых сценариев привлечения агентства — это задачи по визуализации коммуникаций, их спектр довольно широк: плакаты, скринсейверы, инструкции, корпоративный маскоты и даже стикеры. Кстати, последние пользуются сейчас большой популярностью. Стикеры можно использовать как для визуализации ценностей, так и для продвижения руководства компании.

Из портфолио агентства Brand Lovers

• Видео и анимация. При выборе исполнителя для задачи по съёмке видео необходимо ознакомиться с портфолио. Ищите тех, кто уже работал с HR-роликами. В отличие от рекламных материалов, у видео для внутренних коммуникаций нет задачи продать, в большей степени они ориентированы на создание чувства сопричастности, на обучение или подведение итогов.

Посмотреть анимационный ролик для Московской биржи из портфолио Brand Lovers

Стикеры можно использовать как для визуализации ценностей, так и для продвижения руководства компании

• Специальные проекты. Под этим обширным понятием скрывают проекты разного масштаба и степени сложности, в том числе: продвижение корпоративных ценностей, развертывание новой бизнес-стратегии, запуск нового канала или инструмента коммуникаций, программы по адаптации, разработка чат-ботов и лендингов и многое другое. В таких проектах большую роль играет не только системный подход, но и релевантный опыт, а также наличие человеческих ресурсов, так как зачастую их внедрение требует большой подготовительной работы. Агентство или аутсорсер в этом случае может выступать как проектный менеджер или как ассистент, подключающийся на определённых этапах.

Где искать и как выбрать исполнителя?

Вопрос поиска проверенного исполнителя для задач внутренних коммуникаций и HR всегда стоит довольно остро по нескольким причинам: таких исполнителей не так много на российском рынке, а профессионалов еще меньше. Здесь работает проверенное годами сарафанное радио — не стесняйтесь просить рекомендации, интересоваться отзывами по конкретному исполнителю.

Выбирая подрядчика, вы можете пойти двумя путями: обратиться к аутсорсеру или к агентству. Аутсорсер может эффективно решать точечные задачи, обладать узкой специфической экспертизой, также его услуги будут стоить относительно недорого. Однако лишь у немногих исполнителей есть ИП, что осложняет процесс заключения договора и оплаты. Если вы выбираете агентство, вы получаете консолидированный опыт сразу нескольких экспертов и гибкость по организационным вопросам.

Если для вас такой опыт новый, мы составили краткий чек-лист, которым рекомендуем пользоваться при выборе подрядчика (причем необязательно по внутренним коммуникациям).

• Обсудите решение по привлечению внешних специалистов в команде. Убедитесь, что вы ищете именно временного исполнителя, а не полноценного сотрудника в штат. Оцените предполагаемый объем задач и сравните ежемесячную зарплату потенциального сотрудника со стоимость услуг аутсорсинга за этот же объём работ.
• Составьте чёткое ТЗ или заполните бриф. Постарайтесь описать задачу и желаемый результат максимально подробно, «чтобы было красиво и понятно» — не подойдёт.
• Запросите рекомендации по подрядчику. Как мы писали выше, пообщайтесь с коллегами по цеху, узнайте их впечатления о работе и результате. Также для этой задачи подойдут тематические группы на Facebook.
• Подпишите договор с приложением, в котором указаны сроки и критерии исполнения. Не пренебрегайте юридическим оформлением отношений. Чем подробнее составлен документ, тем больше у вас гарантий и рычагов влияния.
• Организуйте установочную встречу. Даже если вы заполнили бриф, назначьте встречу, на которой вы проговорите ваши ожидания, зададите уточняющие вопросы и наладите контакт с исполнителем. Мы глубоко убеждены, что отношения между заказчиком и исполнителем должны строиться в русле партнёрства, основываться на доверии и взаимной поддержке.
• Запросите отчёт о проделанной работе в конце установленного периода. Отчёт поможет вам оценить прогресс, зафиксировать проделанную работу и понять, насколько эффективно работает подрядчик.

Как это работает в реальности

Можно сколько угодно теоретизировать, но куда полезнее будет рассмотреть реальный кейс.

Пару месяцев назад мы начали сотрудничество с компанией Splat в рамках комплексной поддержки функции внутренних коммуникаций. Совместно с ин-хаус командой был запущен проект по переходу на гибридный режим работы — Splat Smart Work (SSW).

Пару месяцев назад мы начали сотрудничество с компанией Splat в рамках комплексной поддержки функции внутренних коммуникаций. Совместно с ин-хаус командой был запущен проект по переходу на гибридный режим работы — Splat Smart Work (SSW).

Для того чтобы правила были всегда на виду, мы разработали 4 скринсейвера в двух цветах, которые коллеги будут регулярно видеть на рабочих компьютерах. Также с нуля была разработана и запущена лендинговая страница о проекте, на которой сотрудники могут найти нужную информацию и задать вопросы. И вишенкой на торте — стало создание уникального логотипа проекта.

Таким образом, за короткий срок был выполнен целый комплекс работ: от коммуникационной поддержки, дизайнерских задач до технической реализации портала. Всё это было бы невозможно без привлечения целого пула экспертов.

Из портфолио агентства Brand Lovers

Вместо заключения

Сфера внутренних коммуникаций развивается параллельно с бизнесом, который она поддерживает. Чтобы не отставать от трендов, нам, специалистам по коммуникациям, нужно постоянно развиваться: проходить обучения, обмениваться опытом, расширять кругозор и пробовать новое. Работа с агентством однозначно даёт этот свежий взгляд, современные решения и концентрированный опыт. Наш вердикт — аутсорсинг внутренних коммуникаций однозначно возможен и, более того, эффективен для ведения рутины, внедрения специальных проектов и решения узкоспециализированных задач. Однако этот процесс требует глубокого вовлечения со стороны заказчика и совместной работы.

Большую роль играет не только системный подход, но и релевантный опыт, а также наличие человеческих ресурсов,