Пять способов добиться процветания бизнеса через цифровизацию HR

31 марта 2021
Иоланта Саркисян Эксперт по HR-маркетингу и руководитель коммуникационного агентства Brand Lovers Иоланта Саркисян

Две трети опрошенных топ-менеджеров заявили, что если их компания не адаптирует большинство бизнес-процессов под цифровой формат, то к 2020 году она рискует стать неконкурентоспособной и уйти с рынка. Эта статья даст вам не просто список эффективных digital-инструментов, но и понимание, зачем заниматься цифровизацией HR-процессов и какую подготовительную работу нужно провести.

Можно было бы подумать, что опрос проводился сейчас, «по итогам» пандемии, но на самом деле с таким заявлением пару лет назад выступил Брайан Кропп, вице-президент консалтинговой компании Gartner. Как в воду глядел. Спустя буквально считанные месяцы даже те, кто до последнего откладывал масштабные изменения, были вынуждены «через не могу и не хочу» осваивать Zoom и решать стратегические вопросы не глядя пристально на подчиненных через стол, а онлайн.

Ожидаемый итог: сегодня 88% процентов руководителей готовы инвестировать в развитие трех и более технологий и сервисов для процветания бизнеса в ближайшие два года.

HR может и должен выступать пионером подобных изменений, ведь мы выстраиваем опыт взаимодействия сотрудника и компании от момента найма, создаем комфортные условия труда и поддерживаем корпоративную культуру.

Для начала разберемся, зачем цифровизация в HR – самой «человечной» сфере, требующей индивидуального подхода в каждой ситуации. Ответ прост: для ускорения работы и принятия решений, оптимизации рутинных процессов и усиления вовлеченности сотрудников.

В век взрывного развития технологий сотрудники уделяют внимание гибкости и скорости взаимодействия, а также доступности систем и решений для работы. Переход на удаленку обнажил существующие проблемы и слабые места в IT и HR стратегиях, заставил компании поменять подход к рабочим инструментам.

Теперь, чтобы завоевать внимание, работодателю необходимо оперировать инструментами, имитирующими приложения, которыми сотрудники пользуются ежедневно: веб-сайты, мессенджеры, социальные сети, чат-боты.

Сегодня 88% процентов руководителей готовы инвестировать в развитие трех и более технологий и сервисов для процветания бизнеса в ближайшие два года

Пример: новичок скорее будет искать информацию на портале, чем обратится к HR-менеджеру, потому что это удобнее, быстрее и проще. Он ценит свое время и ваше.

Коммуникация в digital-каналах превращает монолог компании в диалог с сотрудниками, а также может значительно улучшить горизонтальные связи в командах, стимулировать обмен знаниями, лучшими практиками, сделать работу HR более упорядоченной и эффективной.

Разрыв между текущей ситуацией и технологическими перспективами ближайшего будущего – возможность для HR-функции внести значимый вклад в развитие компании и обновить используемые инструменты. Тем не менее перед запуском любых изменений, особенно связанных с персоналом, необходимо убедиться, что внедрение того или иного инструмента или сервиса обосновано. Для digital-инструментов мы рекомендуем воспользоваться следующим чек-листом:

  • Провести аудит существующих инструментов. В идеальном мире такой аудит нужно проводить на регулярной основе не реже одного раза в год. Это позволит вам держать руку на пульсе и не отставать от актуальных трендов. При аудите вы можете выявить как инструменты, которые нуждаются в модернизации (например, вместо простых писем нужно внедрить корпоративные шаблоны рассылки), так и те, которые нужно заменить полностью (пример: форум в интранете поменять на внутреннюю социальную сеть).
  • Убедиться, что внедряемый инструмент соответствует IT-стратегии организации, протоколам безопасности и может быть интегрирован в корпоративную инфраструктуру. В таких проектах HR необходимо тесно сотрудничать с CIO/директором по информационным технологиям и его командой, чтобы исключить возможные риски и проблемы до, во время и после внедрения.
  • Распределить зоны ответственности и обозначить измеряемые критерии достижения успеха. Проектная команда, которая может включать в себя HR, IT и других заинтересованных лиц, формирует roadmap (дорожную карту проекта). В ней будут обозначены основные этапы внедрения, зоны ответственности участников, а также показатели эффективности. Важно: план должен покрывать не только этап подготовки и внедрения, но и этап технической поддержки.

Когда подготовительный этап пройден, вы можете перейти к выбору инструментария. В нашей подборке мы перечислили инструменты, в которых видим потребность компаний (на основании запросов в агентство и последних трендов). Возможно, перечисленные ниже решения в том или ином виде существуют в вашей компании (в таком случае, вы определенно на верном пути), однако есть технические и коммуникационные нюансы, на которые мы рекомендуем обратить внимание.

Портал и лендинги

Коммуникация в digital-каналах превращает монолог компании в диалог с сотрудниками и может значительно улучшить горизонтальные связи в командах

Внутренний портал, или интранет, стал неотъемлемой частью системы корпоративных коммуникаций. Согласно опросу Ривелти, 97% компаний-респондентов уже используют его в работе. На портале можно узнать последние новости, оставить заявки на пропуск или оборудование, поучаствовать в конкурсах и многое другое. Функционал каждого интранета разнится от специфики организации, а также технической платформы.

Среди недостатков корпоративных сайтов часто выделяют:

  • сложность доступа. Нужно находиться в корпоративной сети или использовать VPN для доступа на портал;
  • сложность структуры. Если в компании много информации, структура портала неизменно становится излишне ветвистой и сложной для навигации для рядовых пользователей: приходится сохранять полезные вкладки, чтобы не затерять их на просторах сайта;
  • отсутствие адаптивной верстки. 39% участников исследования Ривелти «Интранет и диджитал-каналы внутренних коммуникаций» отметили как самый значительный недостаток отсутствие мобильного доступа. Портал можно просматривать только с компьютера, на телефоне или планшете пользователям приходится приближать, скроллить по странице в поисках приемлемого угла обзора. Однако в период пандемии этот вопрос встал ребром и уже 43% компаний внедрили мобильную версию интранета*.
Пять способов добиться процветания бизнеса через цифровизацию HR

*Источник: исследование Ривелти «Интранет и диджитал-каналы внутренних коммуникаций» 2020

  • отсутствие интеграции с внутренними системами. Все системы существуют независимо друг от друга (например, финансовая и юридическая), даже если находятся в рамках одного бизнес-процесса, и интранет лишь дает ссылки на них, не «подтягивая» актуальную информацию и статус по задаче.

Решением вышеперечисленных проблем может стать корпоративный портал с единым входным окном и настраиваемыми виджетами. Такой способ технической реализации поможет сотрудникам ориентироваться в зоопарке корпоративных систем и выбирать только ту информацию, которая будет полезна для работы (+ пара обязательных виджетов от HR со значимой информацией о жизни компании).

Мы держим руку на пульсе современных тенденций и стараемся внедрять их в первую очередь у себя. Сейчас мы занимаемся развитием внутренней ERP-системы, которая делает нашу работу эффективнее, проще и структурнее.

Внедрение системы позволило нам оптимизировать работу и выстроить оптимальным образом ключевые бизнес-процессы, напрямую связать клиента и исполнителя (что значительно экономит время), также мы внедрили систему отчетов и статистику, что позволило отслеживать эффективность работы. Наконец, благодаря автоматизации работы, мы смогли охватить больше клиентов. До внедрения мы могли пропускать какие-то сообщения или не успевать ответить вовремя.

Кроме того, в этой ERP-системе мы объединили разрозненные источники информации: базу знаний и справочник, финансовый модуль и генератор коммерческих предложений.

Геннадий Легостаевпартнер агентства Brand Lovers, CEO Advcreative

Среди недостатков корпоративных сайтов часто выделяют сложность доступа, сложность структуры, отсутствие адаптивной верстки, отсутствие интеграции с внутренними системами

Тематические лендинги, интегрированные в структуру портала или размещенные вне корпоративного контура (с возможностью доступа внешней аудитории), позволят подсветить крупные стратегические проекты, в том числе связанные с карьерой (вакансии, стажировки, хакатоны и др.), культурой и ценностями или обучением.

Пять способов добиться процветания бизнеса через цифровизацию HR Пять способов добиться процветания бизнеса через цифровизацию HR

Примеры порталов

Чат-боты

Чат-боты успешно зарекомендовали себя как помощники по широкому ряду сценариев: от простой рассылки новостей и заказа пропусков до найма, адаптации, опросов вовлеченности и выходных интервью.

К примеру, чат-бот Mya от компании Firstjob может закрыть до 75% задач, связанных с процессом найма. Чат-бот использует искусственный интеллект и технологию обработки текстов на естественном языке (NLP), чтобы поддержать диалог, задать уточняющие вопросы и проверить квалификацию соискателя. Также чат-бот может ответить на вопросы соискателей о культуре компании, должностных обязанностях, компенсациях и льготах.

К преимуществам чат-ботов можно отнести:

  • позволяют автоматизировать рутинные процессы;
  • разгрузят HR и внутренние коммуникации;
  • доступны с любого устройства из любой точки мира;
  • могут обучаться и поддерживать сложные сценарии.

Чат-боты могут быть реализованы как во внешних мессенджерах (WhatsApp, Telegram), так и внутри – например, в MS Teams. Также возможна интеграция чат-бота на корпоративный портал или сайт компании в виде всплывающего диалогового окна.

Пять способов добиться процветания бизнеса через цифровизацию HR

Источник: портфолио агентства Brand Lovers

Тематические лендинги, интегрированные в структуру портала или размещенные вне корпоративного контура позволят подсветить крупные стратегические проекты

Мобильные приложения

По данным исследования Digital HR, проведенным Deloitte, 33% опрошенных HR-команд используют решения с встроенным искусственным интеллектом, а 41% активно внедряет мобильные приложения в HR-стратегию. Мобильные приложения могут использоваться для рассылки новостей и хранения информации (в виде новостной ленты или базы знаний), обучения персонала, внедрения программ геймификации, найма и адаптации.

На этапе составления ТЗ для мобильного приложения нужно учесть типовые сценарии использования, определить портрет целевой аудитории и задачи, которые решит создание этого инструмента. Также важно задуматься о технологии разработки приложения: на сегодняшний день существует два варианта реализации – нативный и кросс-платформенный. При нативной разработке создается два отдельных приложения под iOS и Android, при кросс-платформенной у приложения единая основа для двух операционных систем. С точки зрения бюджета, нативная технология, очевидно, выходит дороже как на этапе разработки, так и на этапе поддержки, однако в силу новизны у кросс-платформенной технологии есть свои подводные камни, которые могут неожиданно появиться в процессе работы над приложением или при его использовании.

Мобильные приложения могут использоваться для рассылки новостей и хранения информации, обучения персонала, внедрения программ геймификации, найма и адаптации

Мессенджеры и соцсети

Не устаем повторять: за пользовательским контентом – будущее! Чем больше возможностей у сотрудников вступать в диалог с компанией и получать обратную связь, тем здоровее корпоративная культура и тем больше возможностей у HR адаптировать стратегию под реальные запросы сотрудников.

В этом смысле корпоративные мессенджеры и социальные сети дают все возможности для налаживания двусторонней коммуникации, обмена опытом и нетворкинга.

Оба этих инструмента могут быть реализованы на базе внешних сервисов: групп в общедоступных социальных сетях на Facebook, «ВКонтакте» и «Одноклассниках» (в зависимости от целевой аудитории) и мессенджерах (для этой цели лучше всего подойдет Telegram). Это дешево, удобно для пользователей (не надо привыкать к новой системе) и не требует ресурсов для поддержания. Среди недостатков можно выделить риски по информационной безопасности, сложности с модерацией участников (всегда может прийти человек извне, а если компания большая – отследить это будет сложно) и отсутствие возможностей кастомизации самого инструмента.

Разворачивая мессенджер или социальную сеть в корпоративном контуре, вы можете избежать подобных рисков, а также логичным образом отделить рабочие коммуникации от личных, сохранив баланс работы и личной жизни сотрудников. В качестве мессенджера компании в основном выбирают Slack, Microsoft Teams, Discord, реже Skype for Business или Hangouts. Для социальных сетей выбирают следующие платформы: Workplace (аналог Facebook), Jive, Yammer и Bitrix24.

Чем больше возможностей у сотрудников вступать в диалог с компанией и получать обратную связь, тем здоровее корпоративная культура

Кстати, отличным способом оживить общение в социальных каналах будут стикеры. Вы можете создать уникальный стикерпак, отражающий ценности компании или изображающий ключевые продукты. Кроме того, можно визуализировать топ-менеджеров и их крылатые фразочки, тем самым продвигая личный бренд лидеров компании.

Пять способов добиться процветания бизнеса через цифровизацию HR

Источник: портфолио агентства Brand Lovers

Для страховой компании Zamma мы разработали единый портал, который агрегирует заявки клиентов из всех доступных источников. Затем заявки направляют менеджерам (одну заявку может получить до 10 человек). Первый сотрудник, откликнувшийся на заявку, получает ее. Уведомления приходят в Telegram, там же можно сделать страховые расчеты, там же формируется отчетность.

В результате компании удалось предложить эффективную систему мотивации сотрудникам, увеличить чистую прибыль, а также исключить риск потери заявок.

Геннадий Легостаевпартнер агентства Brand Lovers, CEO Advcreative

HR-аналитика

До недавнего времени 9 из 10 организаций использовали ежегодные опросы сотрудников для оценки вовлеченности и информированности персонала. Зачастую опросы были дорогостоящими и сильно растянутыми во времени, а проблемы, обозначенные сотрудниками, могли потерять актуальность к моменту подведения итогов опроса и составления плана действий.

Почему бы не попробовать действовать проактивно, используя данные из HR-систем, внедренных в компании (например, 1С, SAP и т. д.), а также из точечных или пульс-опросов, проводимых регулярно? Для этого и существует HR-аналитика, она позволяет обработать массивы информации и получить ценные выводы, которые позволят компании принимать решение обоснованно и предсказывать возможные проблемы до их наступления.

По данным отчета PWC, 86% компаний видят создание или развитие функции HR-аналитики одним из своих приоритетов на ближайшие 1–3 года. Но двигаться нужно уже сейчас: сформировать основной запрос, обеспечить своевременное и полное внесение данных в ERP-системы и, конечно, найти грамотных специалистов, умеющих работать с данными.

Отличным способом оживить общение в социальных каналах будут стикеры. Вы можете создать уникальный стикерпак, отражающий ценности компании или изображающий ключевые продукты

В заключении отметим, что сегодня HR-функция имеет все возможности перейти из сервисной функции в преобразующую. Используя передовые технологии, HR может модернизировать кадровые и коммуникационные процессы и автоматизировать рутинные задачи, съедающие львиную долю рабочего времени.

В ближайшие несколько лет HR-специалисты, использующие digital-инструменты и решения, будут востребованы на рынке, благодаря уникальному опыту и эффективности работы, а HR-директора, которые опираются на новые технологии и способы работы, а также инвестируют в их развитие, будут иметь сильные позиции в компании, чтобы оказывать влияние на бизнес-результаты и опыт сотрудников.

Экспертный комментарий

Правда в том, что HR – одна из самых передовых корпоративных функций с точки зрения цифровизации.

Отчасти это связано с тем, что в этой функции оказались применимы практики из e-commerce, который, наравне с рынком adult-контента, стал одним из драйверов внедрения лучших практик в digital.

 
Сергей Малининdigital-директор коммуникационной группы «МедиаЛайн»

Даже в России известны единичные случаи образцовой сквозной цифровизации основной HR-воронки, которая охватывает жизненный цикл человека от состояния «кандидат» до периода после увольнения. На эту воронку органично насаживаются автоматизированные программы адаптации сотрудников, опросы информированности, вовлеченности, 360° и т. д. Типичная схема реализации такой схемы: маршрутизация пользователя (сотрудника или кандидата) через чат-боты в мессенджерах, отслеживание его активности на внутренних информационных ресурсах, реакция на его активность (например, в рамках системы геймификации).

А вот мобильные приложения для сотрудников – тема неоднозначная. В компаниях, где большинство сотрудников не имеет офисного рабочего места, и при этом есть возможность оцифровать большинство рабочих и околорабочих процессов, внедрение приложения может быть оправдано. Но стоимость разработки с нуля таких решений исчисляется десятками миллионов рублей, что не всегда оправдано экономически. Готовые же решения в основном решают задачи информированности – а с этим гораздо проще и дешевле справляются адаптивные сайты, либо мобильные веб-версии интранет-порталов (если служба безопасности компании позволит внешние подключения).

Используя передовые технологии, HR может модернизировать кадровые и коммуникационные процессы и автоматизировать рутинные задачи

Корпоративные социальные сети – вообще «топкая» тема. Редко какая компания может похвастаться активностью в своих внутренних социальных медиа. Даже так: удачные кейсы являются исключением из общей картины.

Почему так происходит? На наш взгляд, есть две основные причины:

  • У owner-ов этих продуктов нет возможности забюджетировать комьюнити-менеджмент для раскачки и вовлечения аудитории. Заниматься же этим по остаточному принципу да без соответствующих навыков – утопия.
  • Редко удается вовлекать в эти сообщества топов. А без их проактивного участия эти продукты в компаниях обречены либо на унылость, либо на маргинализацию.

Такие продукты сами по себе «взлетают» крайне редко.

Есть еще один подводный камень, который в силу отечественного правового нигилизма часто игнорируется – корпоративные соцсети от западных поставщиков часто предлагаются в их собственном облаке (например, Workplace от Facebook), поэтому их использование российскими компаниями является прямым нарушением требований 149-ФЗ.

Корпоративные социальные сети – вообще «топкая» тема. Редко какая компания может похвастаться активностью в своих внутренних социальных медиа