Как заставить внутрикорпоративный портал работать на компанию?

7 июня 2021
Инна Чуркина Эксперт по связям с общественностью ПАО «Полюс»

Когда сотрудники сильно отдаляются от глобальной корпоративной жизни, находясь внутри своих подразделений и блоков…

Когда официальные сообщения и новости компании тонут в громадном объёме информации, в том числе генерируемых самими сотрудниками сообщениях…

Когда стоит задача акцентировать внимание сотрудников на глобальных стратегических задачах…

Нужен корпоративный интранет-портал, который сможет эффективно отвечать всем информационным запросам компании.

Опытом делится Инна Чуркина, эксперт по связям с общественностью ПАО «Полюс».

Как заставить внутрикорпоративный портал работать на компанию? Чтобы ответить на этот вопрос, сначала нужно задать другой: зачем компании вообще внутрикорпоративный портал? Возможно, такой утилитарный подход несколько сбивает романтический настрой «нести доброе-вечное в массы», зато помогает посмотреть на портал как на продукт, который: а) нужен; б) правда нужен, и вам это не показалось, в) нужен именно таким, каким вы его видите.

Первая версия портала компании «Полюс» имела структуру социальной сети, где сотрудники объединялись в сообщества по интересам, связанным с работой и хобби, а уже потом обращали внимание на то, что происходит в компании в целом. Такая форма была выбрана ввиду популярности: казалось, сделай социальную сеть — «и люди подтянутся».

В целом, так и вышло — но что-то пошло не так: «личка» и «комменты» часто заменяли официальную почту и скайп, но по-настоящему осложняло дело то, что сотрудники отдалялись от глобальной корпоративной жизни, т.к. постоянно находились внутри своих подразделений и блоков. Официальные сообщения и новости компании тонули в потоке UGC (user-generated content). Поэтому главная идея изменения внутрикорпоративного портала в середине 2020 года была в том, чтобы перенести внимание сотрудников от локального уровня — ближайших коллег и повседневных дел — на глобальный, который способен объединить более 20 000 работников компании в разных частях России.

Как этого добиться?

Правильно выбирайте форму подачи контента

Портал не должен быть ни рудиментом, ни самостоятельной сущностью. Он просто не должен жить своей жизнью. Если такое происходит — вы теряете контроль над повесткой. Вы сами будете ловить себя на мысли, что не понимаете, что происходит и куда оно движется.

Держите портал под контролем. Это значит, что размещать и модерировать контент может ограниченное количество людей, а определять стратегию его развития — ответственный за портал департамент. Старый портал «Полюса», как уже упоминалось выше, имел форму социальной сети, и его регулировал департамент по подбору и развитию персонала — тогда коммуникации были на 100 % внутренними и сопровождались мощным потоком UGC. Сейчас портал находится в ведении департамента по связям с общественностью — и стал «рупором» ценностей компании, которые объединяют сотрудников во всех регионах присутствия.

Главная идея изменения внутрикорпоративного портала в середине 2020 года была в том, чтобы перенести внимание сотрудников от локального уровня — ближайших коллег и повседневных дел — на глобальный

Впишите портал в ценности компании

Всем своим видом! Эффективность — ключевая ценность идентичности «Полюса»: поэтому наш портал имеет минималистичный дизайн, а всё, что нужно для работы, вынесено на главную страницу. Все фотографии к новостям — только внутри материалов.

Темы новостей также отражают ценности компании: мы часто пишем о достижениях как сотрудников «Полюса», так и самой компании в целом. При этом именно о реальных достижениях, а не просто инициативах. Так работники видят, что мы признаём их личный вклад в общее дело и очень его ценим. Это помогает создать определённый нарратив, который транслируется на всю компанию, создавая её образ в глазах сотрудников.

Не забудьте про «лайфстайл»

Корпоративная жизнь не ограничивается работой! В «Полюсе», например, есть мощное волонтёрское движение. Компания, в свою очередь, поощряет это и предоставляет все возможности для реализации чистосердечных порывов: организует экологические выезды, благотворительные акции прямо в офисе и так далее. Все эти события не проходят незамеченными: нам нравится рассказывать сотрудникам об их коллегах — ведь вдвойне приятно работать с профессионалами, которые, к тому же, добрые и неравнодушные люди.

Работники видят, что мы признаём их личный вклад в общее дело и очень его ценим

Корпоративные праздники — другой источник контента, не менее важный: к таким мероприятиям люди, как правило, готовятся заранее, и на них происходят значимые события вроде награждений.

Что бы хорошего ни происходило в компании — об этом обязательно нужно писать, это точно нужно снимать и абсолютно однозначно публиковать на внутрикорпоративном портале. Создайте раздел «Медиа», чтобы сотрудникам было приятно на досуге «сёрфить» архив и вспоминать значимые моменты, а всё свежее отправляйте в новости — с галереями, видео и всем, где сотрудник может найти себя и своих коллег, снятых на профессиональную камеру.

Красивый визуальный контент должен быть — за ним обязательно придут, чтобы «утащить к себе на страничку» в социальных сетях — но он не должен отвлекать от сути портала, его функций.

Как заставить внутрикорпоративный портал работать на компанию?

Соберите на портале всё реально полезное и нужное для работы (и жизни)

Если в компании развиты цифровые сервисы — обязательно включите возможность использовать их, находясь на портале. В «Полюсе» мы стремимся к тому, чтобы все базовые вещи сотрудник мог получить «в один клик»: заказать курьера или пропуск на гостя, забронировать переговорную комнату, организовать командировку, оформить отпуск, получить справку и многое другое.

Есть даже сервисы, которые в меньшей степени функциональны, но часто бывают весьма кстати: например, с помощью удалённой видеокамеры сотрудник может узнать, есть ли очередь в столовую.

Что бы хорошего ни происходило в компании — об этом обязательно нужно писать, это точно нужно снимать и абсолютно однозначно публиковать на внутрикорпоративном портале

Добавляйте на портал всё, что хоть как-то может облегчить жизнь сотрудников компании: справочник работников, шаблоны документов, рубрику «Задать вопрос», интерактивный поэтажный план и даже random coffee — сервис для знакомства сотрудников друг с другом для тех, кто не выходит дальше своего опенспейса.

Заставьте всех видеть портал хотя бы раз в день

Как же это сделать, спросите вы? Ведь одно дело — когда сотрудник пришёл на портал воспользоваться каким-то сервисом. А как же новости?

Можно, конечно, закидывать сотрудников рассылками о любых обновлениях. А можно позвонить в IT-службу и сделать портал стартовой страницей на всех корпоративных компьютерах, как мы сделали это в «Полюсе». Без возможности изменить это.

На этом пассаже свободолюбивые люди могут испытать прилив возмущения: как это так, мол, зачем кого-то принуждать, «а вы добейтесь внимания по любви», «заинтересуйте, а не заставляйте».

Мы тоже сначала столкнулись с волной негодования. Однако внутрикорпоративный портал — не глянцевый журнал: если он и призван развлекать людей и бороться за их внимание, то только в какой-то мере — и ради достижения своих целей, конечно. Кроме того, портал является стартовой страницей только на рабочих компьютерах, что довольно логично и совершенно законно даже с точки зрения здравого смысла.

Внутрикорпоративный портал может стать эффективным инструментом внутренних коммуникаций. Важно в самом начале задать себе вопрос — «зачем он нужен», и чётко следовать поставленным перед собой задачам.

Добавляйте на портал всё, что хоть как-то может облегчить жизнь сотрудников компании