День за днем мы все глубже погружаемся в онлайн-жизнь. На смену живым коммуникациям и звонкам приходят мессенджеры, а операторов и консультантов постепенно заменяют программы-роботы. С развитием технологий искусственного интеллекта все большую популярность набирают чат-боты. Они оказываются полезными в различных сферах бизнеса, и работа с персоналом – не исключение.
В первую очередь чат-боты оптимизируют выполнение рутинных задач, повторяющихся изо дня в день и занимающих значительную часть рабочего времени. Какие именно процессы в HR можно автоматизировать без потерь?
Современные боты могут участвовать в подборе персонала сразу на нескольких этапах. На карьерном сайте бот пообщается с возможным соискателем и расскажет подробнее о компании и условиях вакансии. При массовом подборе сотрудников бот соберет тестовые задания и проведет предварительный отбор кандидатов. А на этапе назначения личного интервью умный помощник определит вместе с соискателем удобный день и время встречи. При этом текстовый бот круглые сутки остается на связи, отвечает на вопросы соискателей, собирает данные и обрабатывает информацию.
Сотрудник только-только пришел в компанию, еще не разобрался, кому и какие вопросы нужно задавать. Тем временем вопросы продолжают копиться. А у тех, кто выходит на удаленку, даже нет возможности пообщаться с коллегой за соседним рабочим столом. Тут-то и приходит на помощь чат-бот. Проведет первичный инструктаж, пришлет организационные документы, познакомит с полезными ссылками и ответит, где можно получить мышку, кто поможет настроить необходимые доступы и куда обратиться за бейджем для пропуска.
Бот проведет новичку первичный инструктаж, пришлет организационные документы, познакомит с полезными ссылками и ответит, кто поможет настроить необходимые доступы и куда обратиться за бейджем для пропуска.
Пример успешного кейса с использованием чат-бота можно увидеть в компании КРОК. Вероника Воронова, системный инженер КРОК, в своем посте на Хабре рассказывает, как работает их внутренний бот. На сегодня компании удалось автоматизировать более 10 офисных процессов, включая бронь переговорных, организацию командировок и вопросы в техподдержку. Все это сделано на базе мессенджера Telegram.
Оформление различных справок, отпусков, больничных – все это сопровождается путаницей и однотипными вопросами. Причем прилетают они в отдел кадров не только со стороны новичков, но и от опытных сотрудников. Бот поможет облегчить и автоматизировать процесс. Даст совет по созданию заявки, напомнит телефон страховой компании и еще раз повторит правила оформления командировок.
Реальные причины ухода сотрудников из компании бывают самыми разными. Какие-то из них озвучиваются открыто, но чаще все же замалчиваются. Тем не менее честная обратная связь всегда полезна для компании. Она помогает нащупать болевые точки, скорректировать внутренние процессы и иногда предотвращает массовые увольнения. По сравнению с HR-специалистом, у чат-бота больше шансов получить искренний фидбек. С программой проще быть откровенным, нет момента неловкости и стеснения. Да и сам опрос пройдет быстрее и может быть анонимным.
Честная обратная связь помогает нащупать болевые точки, скорректировать внутренние процессы и иногда предотвращает массовые увольнения. По сравнению с HR-специалистом, у чат-бота больше шансов получить искренний фидбек.
Итак, преимущества чат-ботов для HR мы разобрали. А в чем тут плюсы для внутренних коммуникаций?
Бот будет отправлять рассылки с новостями, мгновенно информировать об изменениях и делиться полезной информацией. Все это происходит в мессенджере, установленном на мобильном устройстве. Хорошо настроенный бот может стать как минимум частичной, а иногда и полной заменой интранету. Особенно в тех случаях, когда сотрудники работают без доступа к компьютеру и вынуждены держать в голове большие объемы информации. Дополнительный плюс – обратная связь, которая также под рукой у каждого сотрудника.
Еще одно преимущество чат-ботов – возможность настроить быстрые опросы, которые действительно занимают всего пару минут. Подобным же образом можно организовать короткие контрольные вопросы, если есть потребность не только донести до сотрудников новые знания, например, о новых ценностях компании, но и закрепить эти знания в памяти.
При этом даже самые простые программы постоянно собирают все полученные ответы, обрабатывают данные и предоставляют широкое поле для аналитики. С помощью ботов можно исследовать поведение и вовлеченность, выявлять слабые места коммуникаций и другие факторы для дальнейшей оптимизации процессов.
Например, чат-бот EJ (Employee Journey, или просто ЁЖ) компании «ЭКОПСИ» помогает быстро проводить экспресс-опросы, работая четко и точечно в определенной группе сотрудников и по конкретной задаче.
ЁЖ – открытый бот, который подстраивается под любую компанию без дополнительных затрат на разработку. Гибкость бота позволяет встраивать его на любой точке «пути сотрудника» для проведения экспресс-исследования и использовать для самых разных целей. С одной стороны, ЁЖ поможет оценить эффективность работы сотрудников в условиях удаленки. Или, что сейчас актуально, поможет выявить настрой и потребности сотрудников при выходе в офис. С другой стороны, он же выяснит, хватает ли в офисе фруктов, чая и молока и довольны ли сотрудники качеством еды для перекуса. Еще один вариант применения – замер реакции на статью о ближайших планах компании в корпоративных СМИ. Опрос в мессенджере, например Telegram или Viber, занимает 5 минут, а результаты обрабатываются уже на следующий день (кстати, итоги опроса – тоже повод для коммуникации с сотрудниками, для развития темы и диалога). Такой способ помогает оперативно оценить конкретную проблему, выявить болевые точки и принять меры.
Виктория Кабакова директор проектов в практике HR-маркетинга компании «ЭКОПСИ»
Проверить наличие переговорных и забронировать свободную? Напомнить о дне рождения коллеги? Уточнить время ближайшей открытой лекции? Или записаться на корпоративную йогу? Чат-бот будет терпеливо отвечать на любые подобные вопросы. Важно, чтобы он был действительно простым и информативным, исправно работал и вызывал положительные эмоции. Тогда сотрудники с радостью переключатся на новый режим общения и смело начнут адресовать свои вопросы боту, а не команде HR и внутрикомам.
Чат-бот будет терпеливо отвечать на любые вопросы. Важно, чтобы он был действительно простым и информативным, исправно работал и вызывал положительные эмоции.
Компания ABBYY c помощью чат-бота автоматизировала заказ пропусков для сотрудников и гостей московского офиса. По словам Алексея Силонова, руководителя отдела автоматизации внутренних проектов ABBYY, бот позволяет оформить два вида пропусков для посещения офиса компании: пропуск на пешехода и на автомобиль. Часто сотрудники забывают пропуск и вспоминают об этом в дороге. В таком случае тоже помогает бот. Достаточно написать ему об этом, и бот автоматически создаст заявку на пропуск. Создание электронного помощника на базе Microsoft Bot Framework заняло меньше месяца, теперь бот успешно работает как в Microsoft Teams, официальном мессенджере компании, так и в Telegram.
Подводя итог, оценим, как внедрение чат-ботов может повлиять на имидж бренда. С одной стороны, грамотное и оперативное общение вовне с соискателями и кандидатами, с другой – повышение эффективности коммуникаций между сотрудниками и сокращение времени на решение технических вопросов. Учитывая, что современные боты имеют способность обучаться, все автоматизированные коммуникации осуществляются в корпоративном стиле компании. При этом снижается фактор ошибки, а также уменьшается риск выгорания от выполнения изнуряющих рутинных задач. Будут ли сотрудники и кандидаты рассказывать о таком месте работы своим друзьям и родственникам? Конечно будут, еще и в социальных сетях поделятся.
Благодаря внедрению современных инструментов компании повышают узнаваемость, укрепляют свои позиции на рынке и формируют сильный бренд работодателя. А коммуникационное агентство BRAND LOVERS всегда готово в этом помочь. Только до 1 августа по промокоду INTERCOMM можно получить в агентстве скидку до 20% на услуги по укреплению HR-бренда и развитию корпоративной культуры.
Партнерский материал
22–23 июня в Москве на XIII конференции «Управление производственным персоналом» эксперты из компаний-лидеров в производстве расскажут, как решить проблему с нехваткой рабочего персонала — «синих воротничков». И поделятся опытом по всем направлениям HR-деятельности: найм, обучение, удержание, повышение производительности и мотивация.
«Рейтинг Рунета» опубликовал сразу 22 рейтинга агентств, оказывающих услуги по разработке сайтов, интернет-магазинов, мобильных приложений и корпоративных решений, интеграции и разработке CRM, интернет-маркетингу и рекламе (контекстной и таргетированной), PR, брендинг, SEO, SMM, работе с маркетплейсами и аутстаффингу.
О том, как бизнес и благотворительный сектор дополняют друг друга и помогают решить проблему социального сиротства в стране.
Сегодня мы поговорим о трех взаимосвязанных понятиях, которые часто вызывают вопросы у неподготовленной аудитории: внутренние коммуникации, корпоративная культура, HR-бренд.
Сокращение бюджета на мероприятия, обучение и корпоративные инициативы на первый взгляд звучит жутковато. Но если присмотреться, то даже с минимальным бюджетом или без него есть способы позаботиться о сотрудниках, снизить уровень тревожности, переключить на созидательные процессы, мотивировать и повысить уровень вовлеченности. А заодно подчеркнуть, что потребность компании во внутренних коммуникациях велика, несмотря на внешние обстоятельства.
