Адаптация на удаленке: 5 реальных историй российских компаний

Коронакризис существенно повлиял на мировой рынок труда: многие компании были вынуждены сократить бюджеты, в том числе и на наем персонала, а соискательская активность снизилась в первые несколько месяцев самоизоляции (по данным сервиса интернет-рекрутмента HH). Тем не менее точечный поиск сотрудников на критически важные позиции не прекращался, а люди продолжали менять работу, хоть и не так активно.

Автор материала:

Иоланта Саркисян основатель агентства Brand Lovers


Для каких-то компаний адаптация в удаленном формате не стала вызовом, но некоторым пришлось серьезно пересмотреть этот процесс и внедрить новые инструменты, чтобы сделать первые месяцы сотрудника на новом месте комфортными и продуктивными.

Мы попросили представителей пяти крупных российских компаний ответить на вопросы и поделиться инсайтами по выстраиванию онбординга в новой реальности.

Что такое адаптация и зачем она нужна?

Адаптация сотрудника, или онбординг, – это этап, следующий за принятием оффера, который представляет собой погружение новичка в культуру и процессы компании. В разных странах и компаниях продолжительность онбординга варьируется, в российских компаниях адаптация длится в среднем 3 месяца. В процессе адаптации закладываются ценности, сотрудник выстраивает сеть контактов внутри отдела и за его пределами.

Как выглядел процесс адаптации новичков до карантина?

Стандартный процесс включает в себя подписание трудовых документов, ознакомление с внутренними политиками и регламентами, встречи с HR, с руководителем и коллегами. В некоторых компаниях выдают welcome pack, или набор новичка, содержащий сувениры с фирменной символикой.

Также компании организуют встречи для новых сотрудников, где выступают ключевые руководители и проводятся активности, направленные на знакомство и налаживание горизонтальных связей.

За процесс адаптации в «Билайне» отвечает HR-команда. В первый рабочий день новичок подписывает документы и знакомится с коллегами, за ним закрепляется куратор из того же департамента, хорошо знакомый с его участком работы. Новый сотрудник получает письмо о ценностях и корпоративной культуре компании от исполнительного вице-президента по управлению персоналом, организационному развитию и поддержке.

Мария Илюкина директор по корпоративной культуре и внутренним коммуникациям, «Билайн»

На Бирже разработана адаптационная программа «90 дней» – как понятно из названия, она рассчитана на классические 3 месяца адаптации. Активности в рамках программы разбиты по неделям. Первая посвящена формальным процессам (оформление, инструктаж) и знакомству с коллегами и подразделением. На второй неделе основная задача сотрудника и руководителя – поставить цели на испытательный срок. Затем новичка ждут дистанционные курсы, благодаря которым он узнает, как устроена компания и какие правила в ней приняты, а также День знакомства с компанией. Во времена офлайна центральным событием мероприятия была бизнес-симуляция: участникам нужно было построить свою биржу, параллельно разобравшись в основных процессах. В течение оставшегося срока адаптации сотрудник знакомится со смежными подразделениями, корректирует цели, если это нужно, а в конце оставляет обратную связь и составляет план эффективности на год.

На протяжении всего периода адаптации новый сотрудник получает письма с полезной информацией от нашего корпоративного маскота – Мопса. Мопс становится виртуальным проводником по компании: например, в первые дни он дает подсказки, где на портале найти полезную информацию, как настроить и получить доступ в системы, оформить страховку. А основные реальные «проводники» новичка в компании – это его руководитель и HR-бизнес-партнер. Они также получают на электронную почту напоминания от Мопса: например, что пора поставить цели или напомнить сотруднику о дистанционных курсах.

Мария Мазанская руководитель направления внутренних коммуникаций, и Екатерина Духанина, начальник отдела подбора персонала, Московская биржа

Процесс адаптации в «Ситимобил» был продуман и до перехода в формат онлайн. Докарантинный онбординг был устроен следующим образом:

  • До выхода нового сотрудника мы отправляем ему письмо с инструкцией.
  • В первый рабочий день менеджер по адаптации встречает новых сотрудников и проводит им экскурсию по офису и презентацию компании. Сотрудник получает технику, знакомится с командой и руководителем.
  • После первой рабочей недели сотруднику приходит мотивирующее письмо с поздравлением и мини-опросником о впечатлениях.
  • В середине испытательного срока менеджер по адаптации общается с руководителем нового сотрудника, узнает, как он вливается в коллектив и оправдывает ли ожидания.
  • На протяжении испытательного срока менеджер по адаптации также проводит встречи с сотрудником 1:1.
  • За две недели до окончания испытательного срока сотрудника руководитель получает напоминание о необходимости сообщить результаты и провести с сотрудником встречу по итогам испытательного срока.
Ирина Грачева менеджер по адаптации, «Ситимобил»

Как всеобщая удаленка повлияла на HR-процессы?

В ABBYY несколько лет назад произошел переход от региональной структуры к функциональной, поэтому у нас сформировалось много международных команд, а офисы у нас есть в 13 странах. Удаленная работа и онлайн-адаптация давно вошли в нашу рабочую рутину. Что касается HR, мы активно пользуемся цифровыми решениями: SAP – для HR-процессов, Workplace и Teams – для коммуникации, как формальной, так и неформальной.

Ксения Пушкарская L&D Adviser, ABBYY

Для «Билайна» удаленная работа – это образ корпоративной жизни. В 2016 году мы запустили проект BeeFree – стратегический проект по переходу на удаленку. Многие сотрудники давно и успешно работают в режиме home office, сложилась культура онлайн-взаимодействия. Также и с HR-процессами – от найма до обучения: они бесшовно перешли на удаленку, и мы успешно и повсеместно используем диджитал-каналы в работе.

Мария Илюкина директор по корпоративной культуре и внутренним коммуникациям, «Билайн»

Как выглядит онбординг в формате онлайн в вашей компании?

Процесс изначально был выстроен без привязки к офлайну – за исключением оформления, инструктажей и Дня знакомства с компанией. Все эти процессы, как и многие другие в компании, мы оперативно перевели в онлайн. Уже в первый день работы у сотрудника появляются все технические возможности для удаленной работы, инструктажи проходят в Skype или Teams. Единственное, что мы существенно поменяли, это формат мероприятия: от бизнес-игры пришлось отказаться, акцент сделали на выступления спикеров по ключевым направлениям. В остальном глобальных изменений нет: сотрудник точно так же подключается к ключевым встречам, точно так же добавляется в чаты и знакомится с коллегами.

Мария Мазанская руководитель направления внутренних коммуникаций, и Екатерина Духанина, начальник отдела подбора персонала, Московская биржа

Адаптация в период самоизоляции, конечно, изменилась, как и формат общения, который играет важную роль в адаптации. С введением карантина нам пришлось «переобуваться» и менять процесс адаптации буквально на ходу, так как новые сотрудники стали выходить удаленно. Однако теперь не они стали приходить в первый рабочий день в офис, а мы приезжали с техникой и документами к ним. Чтобы сотрудник не тревожился из-за выхода на новую работу из дома, мы за 3–4 рабочих дня связываемся с ним/ней и подробно рассказываем, как будет происходить выход.

Ирина Грачева менеджер по адаптации, «Ситимобил»

Мне особенно интересно поделиться опытом компании, потому что процесс адаптации в формате удаленной работы я проходила сама, так как присоединилась к компании как раз в середине марта 2020 года.

Для каждого нового сотрудника в Herbalife Nutrition есть особая программа адаптации, которая длится 3 месяца. Для новичка составляется индивидуальный план адаптации (Induction plan), который включает в себя знакомство с историей и культурой компании, структурой и основными политиками, презентации различных подразделений, бизнес-тренинги на локальном и глобальном уровне.

В период адаптации руководитель проводит регулярные онлайн-встречи с новым сотрудником и коллегами из отдела, чтобы наладить рабочий и личный контакт, помочь понять все нюансы работы и быстрее войти в курс дела. Особое внимание уделяется взаимодействию с независимыми партнерами и дистрибьюторами компании Herbalife Nutrition, знакомству с продукцией компании. Также новым сотрудникам предлагают посетить Клуб здорового образа жизни и принять участие в Марафоне стройности.

У каждого нового сотрудника компании есть buddy – наставник, который помогает в «бытовых» вопросах. Этот человек помог мне освоиться на новом месте даже в режиме онлайн, что очень ценно.

Алена Богословская РУКОВОДИТЕЛЬ НАПРАВЛЕНИЯ ПО СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ И КОММУНИКАЦИЯМ ОТДЕЛА МАРКЕТИНГА, HERBALIFE NUTRITION

Мы пользуемся модулем Success Factors в SAP, который позволяет выстроить гармоничный процесс адаптации. Перед выходом сотрудника руководитель ставит в системе задачи на период испытательного срока (3 месяца), фиксирует важные контакты, которые могут понадобиться новичку для работы, делится списком полезных ресурсов и ссылок, назначает встречи.

Мы делаем упор на работу с руководителями и объясняем важность процесса адаптации. Некоторые считают, что новичок сам разберется, что к чему, но это не так. Адаптация новичков – это серьезный вызов, который требует от руководителя максимального вовлечения. Сейчас это особенно актуально, ведь сотрудник физически оторван от команды. Необходимо обеспечить новичка всем необходимым – от техники до эмоциональной поддержки, ведь сотрудник должен чувствовать, что он важная часть большой компании. Первые несколько недель самые показательные: именно в это время человек решает, останется ли он в компании.

Наше регулярное мероприятие Welcome to ABBYY переведено в онлайн-формат. Это традиционный завтрак, на котором коллеги из разных отделов рассказывают про историю компании, ее продукты и технологии, а в конце мы проводим веселый квиз с вопросами обо всем услышанном. Такая неформальная встреча помогает проникнуться культурой компании, а также ближе познакомиться с коллегами.

Ксения Пушкарская L&D Adviser, ABBYY

Какие новые инструменты вы стали использовать для удаленной адаптации?

У нас добавились такие новые инструменты, как:

  • чек-листы и рекомендации для руководителей по выходу сотрудников на удаленку;
  • онлайн-игры для новичков, где они в неформальной обстановке могут познакомиться с коллегами из разных подразделений;
  • кофе-брейк по утрам, чтобы войти в рабочий режим и не выбиваться из графика. Это 15-минутные созвоны командой, чтобы просто поболтать, попить вместе кофе и обсудить разные новости. Своеобразная замена традиции small talk в кофе-поинте.
Ирина Грачева менеджер по адаптации, «Ситимобил»

Мы запустили виртуальные бейджи в SAP, среди которых есть Welcome-бейдж. Коллеги могут поздравить новичка с приходом в компанию и написать ему приветственные слова и пожелания в системе. Также мы проводим другие онлайн-события для поддержания командного духа. К примеру, запустили пятничный TED Talks, когда коллеги вместе смотрят любимые выступления на английском языке и обсуждают их в группах.

Ксения Пушкарская L&D Adviser, ABBYY

В самом начале карантина мы запустили информационный портал Beefree.Team, где собрали наш обширный опыт по удаленной работе. В первую очередь для обмена опытом с внешней аудиторией, но его я могу рекомендовать и всем новичкам. На нашем внутреннем корпоративном портале собрана не только наша обширная экспертиза в данном вопросе, но и прикладные материалы (памятки) для сотрудников и руководителей, которые работают на удаленке.

Для оперативного отслеживания ситуации мы проводим регулярные опросы как среди новичков, так и среди всех сотрудников компании. Помимо опросов вовлеченности мы провели «Опрос об удаленной работе», который помог нам не только понять общее состояние сотрудников на удаленке, отношение к ней, но и соотнести некоторые метрики с опросом вовлеченности.

Мария Илюкина директор по корпоративной культуре и внутренним коммуникациям, «Билайн»

Поделитесь первыми результатами и вынесенными уроками.

На мой взгляд, адаптация в формате онлайн удалась – в этом помогли подробный план адаптации, активное участие и помощь коллег, внимание и поддержка руководителя. В период удаленной работы московского офиса к команде Herbalife Nutrition присоединилось 12 человек, включая меня. Согласно опросу, среди новичков 80% участников отметили, что эффективность от такой адаптации даже повысилась, так как не надо тратить время на дорогу, можно быстро переключаться между встречами и изучать корпоративные ресурсы. 50% очень активно пользуются новыми инструментами для общения (например, Zoom) по формальным и неформальным поводам.

Алена Богословская руководитель направления по связям с общественностью и коммуникациям отдела маркетинга, Herbalife Nutrition

На наш взгляд, эффективность онбординга в новом формате осталась на прежнем уровне. Фидбек от новичков позитивный, с непреодолимыми трудностями пока никто не столкнулся. Пожалуй, самая сложная часть процесса – удаленно разобраться с нашими корпоративными системами. Но эту часть прекрасно отрабатывают коллеги из техподдержки – за 4 месяца дистанционки они отточили свои процессы.

Мария Мазанская руководитель направления внутренних коммуникаций, и Екатерина Духанина, начальник отдела подбора персонала, Московская биржа

Процесс адаптации с переходом на удаленную работу претерпел изменения, но мы быстро среагировали и подстроились под новые реалии, и, по фидбеку наших новичков, успешно это сделали. В опроснике после недели работы в компании есть вопрос «Оцени по пятибалльной шкале, как прошел твой первый рабочий день». И оценка в Q1 – 4,7, а в Q2 – 4,8, немного выше.

В какой-то момент эффективность онбординга снизилась: сотрудники стали тратить чуть больше времени на адаптацию к рабочим процессам. Мы связываем это с тем, что вживую очень легко спросить что-то у коллег, сразу в контексте что-то прояснить, а в онлайне, к сожалению, не все в момент могут ответить и с чем-то помочь.

Напоследок хотелось бы дать главную рекомендацию, о которой часто забывают. На любых онлайн-встречах обязательно включайте камеру и просите сделать это всех участников. Это очень упрощает жизнь новичка и он не чувствует себя изолированным.

Ирина Грачева менеджер по адаптации, «Ситимобил»

Что взять на вооружение

Начало 2020 года дало мощнейший толчок для пересмотра существующих практик адаптации персонала.

Согласно исследованию Gartner, по окончании пандемии 48% сотрудников продолжат работать дистанционно, хотя бы несколько дней в неделю. А это значит, что компании будут все активнее использовать цифровые каналы и инструменты для коммуникации, вовлечения и адаптации. Если вы еще не трансформировали HR-процессы в онлайн, сейчас самое время сделать это.

Рекомендации для дистанционной адаптации:

  • Главное – обеспечить сотрудника всей необходимой информацией, поддерживать его (через HR, руководителя или наставника) и дать инструменты для взаимодействия онлайн.
  • Для оперативного получения обратной связи организуйте встречи новичков, проводите pulse-опросы или используйте методику оценки «360». В совокупности эти инструменты позволят вам получить относительно полное понимание по каждому сотруднику.
  • По возможности переведите все офлайн-мероприятия на цифровую площадку. Вовлекайте топ-менеджмент и просите их больше рассказывать о текущей ситуации в компании. Регулярное информирование позволит снизить тревожность в непростые времена, а для новых сотрудников будет отличной базой для знакомства с компанией.
  • Не бойтесь пробовать новые форматы, в которые могут вовлекаться не только новички, но и старожилы. Например, клубы по интересам (киноманы, шахматисты), караоке или комната любителей настольных игр. Людям нужно общение и живые эмоции.
  • Просите сотрудников активно использовать видео на формальных и неформальных встречах. Новичку будет комфортнее видеть коллег и знать их в лицо, а не общаться с абстрактными людьми в почте.




Читайте по теме:

Шведский стартап создал виртуальное пространство, способное заменить работникам настоящий офис

Стокгольмская компания Teemyco разработала виртуальную среду, которая может стать альтернативой традиционному офисному пространству. Концепция офиса полностью повторяет реальные рабочие места: каждый сотрудник может трудиться в своем кабинете, а в перерывах встречаться с коллегами в коридорах или на кухне.

Остаемся на удаленке или выходим в офис?

В продолжение интервью с директорами по коммуникациям и собственниками бизнеса InterComm в партнерстве с экспертом-социологом Юлией Грязновой провел исследование, посвященное отношению сотрудников и руководителей российских компаний к удаленной работе. Что же выбирают современные работники: удаленку или офис? И что делает их по-настоящему счастливыми?

На удаленке работники умственного труда стали более эффективными и ответственными

Согласно исследованию Harward Business Review, на удаленке работники интеллектуального труда оказались намного продуктивнее, чем в офисе. Это связано с тем, что, работая из дома, сотрудники креативной сферы самостоятельно расставляли задачи в порядке приоритетности и составляли свой график.

Более трети работодателей оставят сотрудников на удаленке

Аналитики компании Visa провели опрос и выяснили, что 38% представителей малого и среднего бизнеса планируют сохранить удаленный формат работы для своих сотрудников на ближайшее время. Примечательно, что при этом 20% участников исследования отметили, что удаленка отрицательно влияет на продуктивность персонала, а 18% предпринимателей однозначно заявили, что не готовы отказаться от удаленной работы.

Panasonic создала специальное рабочее место для удаленных сотрудников

Крупнейший производитель бытовой техники и электроники Panasonic выпустит небольшие кабины с перегородками для сотрудников на удаленке, которые скучают по офису. Собрать рабочий уголок можно самостоятельно с помощью гаечного ключа. Стоимость такого изобретения составит 835 долларов.