Для каких-то компаний адаптация в удаленном формате не стала вызовом, но некоторым пришлось серьезно пересмотреть этот процесс и внедрить новые инструменты, чтобы сделать первые месяцы сотрудника на новом месте комфортными и продуктивными.
Мы попросили представителей пяти крупных российских компаний ответить на вопросы и поделиться инсайтами по выстраиванию онбординга в новой реальности.
Адаптация сотрудника, или онбординг, – это этап, следующий за принятием оффера, который представляет собой погружение новичка в культуру и процессы компании. В разных странах и компаниях продолжительность онбординга варьируется, в российских компаниях адаптация длится в среднем 3 месяца. В процессе адаптации закладываются ценности, сотрудник выстраивает сеть контактов внутри отдела и за его пределами.
Стандартный процесс включает в себя подписание трудовых документов, ознакомление с внутренними политиками и регламентами, встречи с HR, с руководителем и коллегами. В некоторых компаниях выдают welcome pack, или набор новичка, содержащий сувениры с фирменной символикой.
Также компании организуют встречи для новых сотрудников, где выступают ключевые руководители и проводятся активности, направленные на знакомство и налаживание горизонтальных связей.
За процесс адаптации в «Билайне» отвечает HR-команда. В первый рабочий день новичок подписывает документы и знакомится с коллегами, за ним закрепляется куратор из того же департамента, хорошо знакомый с его участком работы. Новый сотрудник получает письмо о ценностях и корпоративной культуре компании от исполнительного вице-президента по управлению персоналом, организационному развитию и поддержке.
Мария Илюкина директор по корпоративной культуре и внутренним коммуникациям, «Билайн»
На Бирже разработана адаптационная программа «90 дней» – как понятно из названия, она рассчитана на классические 3 месяца адаптации. Активности в рамках программы разбиты по неделям. Первая посвящена формальным процессам (оформление, инструктаж) и знакомству с коллегами и подразделением. На второй неделе основная задача сотрудника и руководителя – поставить цели на испытательный срок. Затем новичка ждут дистанционные курсы, благодаря которым он узнает, как устроена компания и какие правила в ней приняты, а также День знакомства с компанией. Во времена офлайна центральным событием мероприятия была бизнес-симуляция: участникам нужно было построить свою биржу, параллельно разобравшись в основных процессах. В течение оставшегося срока адаптации сотрудник знакомится со смежными подразделениями, корректирует цели, если это нужно, а в конце оставляет обратную связь и составляет план эффективности на год.
На протяжении всего периода адаптации новый сотрудник получает письма с полезной информацией от нашего корпоративного маскота – Мопса. Мопс становится виртуальным проводником по компании: например, в первые дни он дает подсказки, где на портале найти полезную информацию, как настроить и получить доступ в системы, оформить страховку. А основные реальные «проводники» новичка в компании – это его руководитель и HR-бизнес-партнер. Они также получают на электронную почту напоминания от Мопса: например, что пора поставить цели или напомнить сотруднику о дистанционных курсах.
Мария Мазанская руководитель направления внутренних коммуникаций, и Екатерина Духанина, начальник отдела подбора персонала, Московская биржа
Процесс адаптации в «Ситимобил» был продуман и до перехода в формат онлайн. Докарантинный онбординг был устроен следующим образом:
- До выхода нового сотрудника мы отправляем ему письмо с инструкцией.
- В первый рабочий день менеджер по адаптации встречает новых сотрудников и проводит им экскурсию по офису и презентацию компании. Сотрудник получает технику, знакомится с командой и руководителем.
- После первой рабочей недели сотруднику приходит мотивирующее письмо с поздравлением и мини-опросником о впечатлениях.
- В середине испытательного срока менеджер по адаптации общается с руководителем нового сотрудника, узнает, как он вливается в коллектив и оправдывает ли ожидания.
- На протяжении испытательного срока менеджер по адаптации также проводит встречи с сотрудником 1:1.
- За две недели до окончания испытательного срока сотрудника руководитель получает напоминание о необходимости сообщить результаты и провести с сотрудником встречу по итогам испытательного срока.
Ирина Грачева менеджер по адаптации, «Ситимобил»
В ABBYY несколько лет назад произошел переход от региональной структуры к функциональной, поэтому у нас сформировалось много международных команд, а офисы у нас есть в 13 странах. Удаленная работа и онлайн-адаптация давно вошли в нашу рабочую рутину. Что касается HR, мы активно пользуемся цифровыми решениями: SAP – для HR-процессов, Workplace и Teams – для коммуникации, как формальной, так и неформальной.
Ксения Пушкарская L&D Adviser, ABBYY
Для «Билайна» удаленная работа – это образ корпоративной жизни. В 2016 году мы запустили проект BeeFree – стратегический проект по переходу на удаленку. Многие сотрудники давно и успешно работают в режиме home office, сложилась культура онлайн-взаимодействия. Также и с HR-процессами – от найма до обучения: они бесшовно перешли на удаленку, и мы успешно и повсеместно используем диджитал-каналы в работе.
Мария Илюкина директор по корпоративной культуре и внутренним коммуникациям, «Билайн»
Процесс изначально был выстроен без привязки к офлайну – за исключением оформления, инструктажей и Дня знакомства с компанией. Все эти процессы, как и многие другие в компании, мы оперативно перевели в онлайн. Уже в первый день работы у сотрудника появляются все технические возможности для удаленной работы, инструктажи проходят в Skype или Teams. Единственное, что мы существенно поменяли, это формат мероприятия: от бизнес-игры пришлось отказаться, акцент сделали на выступления спикеров по ключевым направлениям. В остальном глобальных изменений нет: сотрудник точно так же подключается к ключевым встречам, точно так же добавляется в чаты и знакомится с коллегами.
Мария Мазанская руководитель направления внутренних коммуникаций, и Екатерина Духанина, начальник отдела подбора персонала, Московская биржа
Адаптация в период самоизоляции, конечно, изменилась, как и формат общения, который играет важную роль в адаптации. С введением карантина нам пришлось «переобуваться» и менять процесс адаптации буквально на ходу, так как новые сотрудники стали выходить удаленно. Однако теперь не они стали приходить в первый рабочий день в офис, а мы приезжали с техникой и документами к ним. Чтобы сотрудник не тревожился из-за выхода на новую работу из дома, мы за 3–4 рабочих дня связываемся с ним/ней и подробно рассказываем, как будет происходить выход.
Ирина Грачева менеджер по адаптации, «Ситимобил»
Мне особенно интересно поделиться опытом компании, потому что процесс адаптации в формате удаленной работы я проходила сама, так как присоединилась к компании как раз в середине марта 2020 года.
Для каждого нового сотрудника в Herbalife Nutrition есть особая программа адаптации, которая длится 3 месяца. Для новичка составляется индивидуальный план адаптации (Induction plan), который включает в себя знакомство с историей и культурой компании, структурой и основными политиками, презентации различных подразделений, бизнес-тренинги на локальном и глобальном уровне.
В период адаптации руководитель проводит регулярные онлайн-встречи с новым сотрудником и коллегами из отдела, чтобы наладить рабочий и личный контакт, помочь понять все нюансы работы и быстрее войти в курс дела. Особое внимание уделяется взаимодействию с независимыми партнерами и дистрибьюторами компании Herbalife Nutrition, знакомству с продукцией компании. Также новым сотрудникам предлагают посетить Клуб здорового образа жизни и принять участие в Марафоне стройности.
У каждого нового сотрудника компании есть buddy – наставник, который помогает в «бытовых» вопросах. Этот человек помог мне освоиться на новом месте даже в режиме онлайн, что очень ценно.
Алена Богословская РУКОВОДИТЕЛЬ НАПРАВЛЕНИЯ ПО СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ И КОММУНИКАЦИЯМ ОТДЕЛА МАРКЕТИНГА, HERBALIFE NUTRITION
Мы пользуемся модулем Success Factors в SAP, который позволяет выстроить гармоничный процесс адаптации. Перед выходом сотрудника руководитель ставит в системе задачи на период испытательного срока (3 месяца), фиксирует важные контакты, которые могут понадобиться новичку для работы, делится списком полезных ресурсов и ссылок, назначает встречи.
Мы делаем упор на работу с руководителями и объясняем важность процесса адаптации. Некоторые считают, что новичок сам разберется, что к чему, но это не так. Адаптация новичков – это серьезный вызов, который требует от руководителя максимального вовлечения. Сейчас это особенно актуально, ведь сотрудник физически оторван от команды. Необходимо обеспечить новичка всем необходимым – от техники до эмоциональной поддержки, ведь сотрудник должен чувствовать, что он важная часть большой компании. Первые несколько недель самые показательные: именно в это время человек решает, останется ли он в компании.
Наше регулярное мероприятие Welcome to ABBYY переведено в онлайн-формат. Это традиционный завтрак, на котором коллеги из разных отделов рассказывают про историю компании, ее продукты и технологии, а в конце мы проводим веселый квиз с вопросами обо всем услышанном. Такая неформальная встреча помогает проникнуться культурой компании, а также ближе познакомиться с коллегами.
Ксения Пушкарская L&D Adviser, ABBYY
У нас добавились такие новые инструменты, как:
- чек-листы и рекомендации для руководителей по выходу сотрудников на удаленку;
- онлайн-игры для новичков, где они в неформальной обстановке могут познакомиться с коллегами из разных подразделений;
- кофе-брейк по утрам, чтобы войти в рабочий режим и не выбиваться из графика. Это 15-минутные созвоны командой, чтобы просто поболтать, попить вместе кофе и обсудить разные новости. Своеобразная замена традиции small talk в кофе-поинте.
Ирина Грачева менеджер по адаптации, «Ситимобил»
Мы запустили виртуальные бейджи в SAP, среди которых есть Welcome-бейдж. Коллеги могут поздравить новичка с приходом в компанию и написать ему приветственные слова и пожелания в системе. Также мы проводим другие онлайн-события для поддержания командного духа. К примеру, запустили пятничный TED Talks, когда коллеги вместе смотрят любимые выступления на английском языке и обсуждают их в группах.
Ксения Пушкарская L&D Adviser, ABBYY
В самом начале карантина мы запустили информационный портал Beefree.Team, где собрали наш обширный опыт по удаленной работе. В первую очередь для обмена опытом с внешней аудиторией, но его я могу рекомендовать и всем новичкам. На нашем внутреннем корпоративном портале собрана не только наша обширная экспертиза в данном вопросе, но и прикладные материалы (памятки) для сотрудников и руководителей, которые работают на удаленке.
Для оперативного отслеживания ситуации мы проводим регулярные опросы как среди новичков, так и среди всех сотрудников компании. Помимо опросов вовлеченности мы провели «Опрос об удаленной работе», который помог нам не только понять общее состояние сотрудников на удаленке, отношение к ней, но и соотнести некоторые метрики с опросом вовлеченности.
Мария Илюкина директор по корпоративной культуре и внутренним коммуникациям, «Билайн»
На мой взгляд, адаптация в формате онлайн удалась – в этом помогли подробный план адаптации, активное участие и помощь коллег, внимание и поддержка руководителя. В период удаленной работы московского офиса к команде Herbalife Nutrition присоединилось 12 человек, включая меня. Согласно опросу, среди новичков 80% участников отметили, что эффективность от такой адаптации даже повысилась, так как не надо тратить время на дорогу, можно быстро переключаться между встречами и изучать корпоративные ресурсы. 50% очень активно пользуются новыми инструментами для общения (например, Zoom) по формальным и неформальным поводам.
Алена Богословская руководитель направления по связям с общественностью и коммуникациям отдела маркетинга, Herbalife Nutrition
На наш взгляд, эффективность онбординга в новом формате осталась на прежнем уровне. Фидбек от новичков позитивный, с непреодолимыми трудностями пока никто не столкнулся. Пожалуй, самая сложная часть процесса – удаленно разобраться с нашими корпоративными системами. Но эту часть прекрасно отрабатывают коллеги из техподдержки – за 4 месяца дистанционки они отточили свои процессы.
Мария Мазанская руководитель направления внутренних коммуникаций, и Екатерина Духанина, начальник отдела подбора персонала, Московская биржа
Процесс адаптации с переходом на удаленную работу претерпел изменения, но мы быстро среагировали и подстроились под новые реалии, и, по фидбеку наших новичков, успешно это сделали. В опроснике после недели работы в компании есть вопрос «Оцени по пятибалльной шкале, как прошел твой первый рабочий день». И оценка в Q1 – 4,7, а в Q2 – 4,8, немного выше.
В какой-то момент эффективность онбординга снизилась: сотрудники стали тратить чуть больше времени на адаптацию к рабочим процессам. Мы связываем это с тем, что вживую очень легко спросить что-то у коллег, сразу в контексте что-то прояснить, а в онлайне, к сожалению, не все в момент могут ответить и с чем-то помочь.
Напоследок хотелось бы дать главную рекомендацию, о которой часто забывают. На любых онлайн-встречах обязательно включайте камеру и просите сделать это всех участников. Это очень упрощает жизнь новичка и он не чувствует себя изолированным.
Ирина Грачева менеджер по адаптации, «Ситимобил»
Начало 2020 года дало мощнейший толчок для пересмотра существующих практик адаптации персонала.
Согласно исследованию Gartner, по окончании пандемии 48% сотрудников продолжат работать дистанционно, хотя бы несколько дней в неделю. А это значит, что компании будут все активнее использовать цифровые каналы и инструменты для коммуникации, вовлечения и адаптации. Если вы еще не трансформировали HR-процессы в онлайн, сейчас самое время сделать это.
Из-за пандемии и вынужденного перехода на удаленную работу сотрудники многих компаний стали жаловаться на переутомление и ухудшение физического и психического здоровья.
Исследование аналитического центра НАФИ и PwC показало, что большинство представителей российского бизнеса не верят в окончание пандемии в ближайшее время. Они планируют продлить противовирусные меры еще на один-два года. 75% предпринимателей сохранят на этот период масочный режим, а каждая третья компания – удаленный формат работы.
Японский бренд Aoki выпустил пижаму, которая выглядит, как костюм. Она предназначена для людей, работающих из дома и не желающих наводить марафет перед каждым Zoom-совещанием.
Во время видеоконференции работник не включает камеру? Чаще пишет, чем говорит? Это не знаки неуважения, а обычный стиль его работы. В офисе мы с легкостью могли его определить, так как имели возможность постоянно наблюдать за поведением сотрудников. На удаленке это сделать гораздо сложнее. Ниже три совета, которые помогут наладить удаленное взаимодействие с подчиненными.
Superjob провел исследование и выяснил, что больше всего раздражает россиян в коллегах, работающих в офисе и на удаленке. В список привычек, которые выводят из себя, попали курение, игнорирование сообщений, звонков, лень, активность в нерабочее время и в выходные дни.
